بسیاری از کسانی که به نوعی با زنجیره تأمین، تدارکات و حملونقل بار در ارتباط هستند، می‌خواهند بدانند که دیسپچینگ در لجستیک چیست و دقیقاً چه معنا و مفهومی دارد. فرآیند لجستیک اصطلاحات زیادی را شامل می‌شود، که هر یک برای توصیف نوعی کار استفاده می‌شود. برای آشنایی دقیق با فرآیند حملونقل بار از مرحله تولید تا انبارداری و توزیع، آشنایی با کلیه اصطلاحات لازم است تا بتوان بهترین نتیجه را کسب کرد. در این راهنما نیز قرار است به شما نشان دهیم که دیسپچینگ در لجستیک چیست و به چه کسی دیسپچر می‌گویند. ضمن اینکه از نقش دیسپچینگ در زنجیره تأمین هم صحبت خواهیم کرد.
دیسپچینگ در لجستیک چیست؟
برای دانستن این مفهوم که دیسپچینگ در لجستیک چیست، بهتر است اول به سراغ تعریف این اصطلاح به صورت عام بپردازیم. با یک تحقیق و جستجو متوجه خواهید شد که صنایع زیادی از این عبارت استفاده می‌کنند. پس دیسپچینگ (Dispatching) به صورت کلی شامل یک سیستم و مجموعه‌ای از افراد یا دستگاه‌ها می‌شود که قرار است در هماهنگی با یکدیگر به یک هدف مشترک برسند. برای مثال اگر یک شبکه برق را در نظر بگیریم، سیستم دیسپچینگ یا دیسپاچینگ کلیه فعالیت‌های کنترلی برق را شامل می‌شود که در نهایت به درست کار کردن شبکه منجر خواهند شد و این اطمینان را ایجاد می‌کنند که هیچ مانعی بر سر راه تولید و توزیع برق وجود ندارد.
دیسپچینگ در لجستیک چیست هم مفهومی در همین راستا داد. با این تفاوت که فرآیند آن در زمینه حملونقل بار خواهد بود. دیسپچینگ در چنین حالتی به مدیریت تمامی فرآیندهای لجستیک گفته می‌شود که تمامی برنامه‌های موجود را برای رسیدن به هدف تضمین می‌کنند. در دیسپچینگ مفاهیم مختلف از جمله برنامه‌ریزی تولید، پیش‌بینی و حل مشکلات نقاط عملیاتی و به عبارتی کلیه فرآیندهای مربوط به سفارشات و حملونقل کنترل می‌شوند. این فرآیند در نهایت منجر به عملکرد خوب لجستیک بدون ایجاد هیچ‌گونه مانعی خواهد شد.
با این تعاریف می‌توان گفت دیسپاچینگ حد فاصل بین تولید محصولات تا فروش آنها محسوب می‌شود و این به معنای کل فرآیند لجستیک خواهد بود. این مفهوم عمدتاً می‌تواند به عنوان مدیریت عملیات تعریف شود.
بررسی دیسپچینگ در لجستیک چیست نشان می‌دهد که این اصطلاح به مدیریت تمامی فرآیندهای لجستیک برای رسیدن به یک هدف مشترک گفته می‌شود.
دیسپچر کیست؟
اما در بحث دیسپچینگ در لجستیک چیست، این پرسش پیش می‌آید که چه کسی مسئول دیسپچینگ است. این عملیات توسط یک توزیع‌کننده انجام خواهد شد. این شخص دیسپچر نام دارد. دیسپچرها یا توزیع‌کنندگان لجستیک افرادی هستند که مسئولیت هماهنگی حملونقل کالاها و مواد مختلف از طریق زنجیره تأمین یک شرکت یا سازمان را بر عهده دارند.
البته در مبحث دیسپچینگ در لجستیک چیست این موارد تمامی وظایف یک دیسپچر محسوب نمی‌شوند. بلکه چنین شخصی می‌تواند مدیریت پایگاه داده مربوط به کالاها از دریافت تا انبارداری، بارگیری و ردیابی سطوح موجودی مواد را نیز بر عهده داشته باشد. پس وظیفه دیسپچر اهمیت زیادی دارد. این سری از افراد مجموعی از وظایف زیر را بر عهده دارند.
- انجام نظارت بر شرایط آب‌وهوایی و تنظیم و کنترل حملونقل طبق این شرایط برای لجستیک ایمن
- بررسی وضعیت محموله‌ها در مراحل مختلف لجستیک و نظارت بر اطلاعات دریافتی از وضعیت تحویل بارها
- ایجاد هماهنگی بین شرکت‌های مختلف حمل بار به منظور ایجاد شرایط حملونقل مناسب
- گرفتن موجودی از کل کالاهای انبار و محموله‌های در حال حمل برای اطمینان از عملکرد مناسب
- ایجاد هماهنگی بین طرفین معامله از مشتریان تا کارگزاران، کارگران و شرکت‌های حمل بار
- ایجاد هماهنگی در تمام بخش‌های لجستیک از تحویل گرفتن تولیدات از سازندگان تا رساندن محموله‌ها به دست مشتریان
- ایجاد یک ارتباط منسجم بین بخش‌های مختلف شرکت حمل بار به منظور اطمینان از تحویل به موقع و بدون مانع محموله‌های مختلف
- بررسی انواع روش‌های حملونقل از جمله حملونقل ریلی، دریایی، جاده‌ای یا هوایی برای انجام خدمات حمل بار
دیسپچینگ در لجستیک و زنجیره تامین
وقتی صحبت از این می‌شود که دیسپچینگ در لجستیک چیست، باید به کارکردهای این فرآیند نیز توجه شود. در تعاریف بالا متوجه شدیم که دیسپچینگ شامل تصمیم‌گیری در مورد بهترین ترتیب عملیات در فرآیند لجستیک و زنجیره تأمین و ارائه دستورالعمل به کارگران برای انجام کار می‌شود. اما تمامی دستورات عملیاتی از سوی دیسپچرها که به یک فرآیند خاص رسیده‌اند، اولویت یکسانی ندارند. برخی از آنها می‌توانند به تعویق بیفتند. در مقابل برخی فوری هستند و باید ابتدا رسیدگی شوند.
این دستورات بر طبق کارکردهای اصلی دیسپاچینگ ارائه می‌شوند. این کارکردها عبارتند از تعیین اولویت، تنظیم بهترین ترتیب، مشخص کردن دستورالعمل‌ها و کنترل فرآیند که همگی به تنظیم برنامه‌ریزی عملیات، دادن دستور عملیات و کنترل عملیات در محل تولید اشاره دارند.
بسیاری از افراد ممکن است تفاوتی بین لجستیک و دیسپچینگ قائل نباشند. اما برای تمایز این دو مفهوم تنها کافی است که بگوییم لجستیک به معنای ارسال و تدارکات کالاهاست. این در حالی است که دیسپچینگ به معنای کنترل فرآیند اعزام محموله‌ها خواهد بود. اما هر دو فرآیند مراحل مختلفی را دربرمی‌گیرند. در صورت عدم توجه به بحث دیسپچینگ، رویدادهای مختلف می‌توانند تأثیر منفی بر شاخص‌های عملکرد حیاتی شرکت‌های مختلف در بحث زنجیره تأمین، حملونقل و خدمات مشتری داشته باشند. به همین دلیل حفظ نظارت و کنترل زنجیره تأمین با درک مفهوم دیسپچینگ در لجستیک چیست و به کارگیری آن امکان‌پذیر است.
در بررسی دیسپچینگ در لجستیک چیست، لجستیک به معنای ارسال و تدارکات کالاها و دیسپچینگ به معنی کنترل فرآیند اعزام محموله‌هاست.
انواع دیسپچینگ
یکی دیگر از مواردی که در موضوع دیسپچینگ در لجستیک چیست، باید بررسی شود، بحث انواع دیسپچینگ است. این فرآیند به دو نوع سیستم مختلف متمرکز و غیرمتمرکز دسته‌بندی می‌شود. در ادامه به معرفی و بررسی هر یک می‌پردازیم.
سیستم متمرکز
در این سیستم بخش مرکزی حملونقل، سفارشات خود را به شکل مستقیم به ایستگاه کاری ارائه می‌دهد. این سیستم مزایای مختلف را به دنبال دارد که در ادامه به ذکر چند مورد از آنها می‌پردازیم.
- ایجاد هماهنگی مؤثر بین تجهیزات و امکانات مختلف
- داشت انعطاف‌پذیری بیشتر
- رسیدن به درجه بیشتری از کنترل فرآیند
- استفاده مؤثر و بهینه از نیروی انسانی و ماشین‌آلات
- ارزیابی پیشرفت سفارشات در هر زمان
- جمع‌آوری اطلاعات در یک مکان متمرکز
سیستم غیرمتمرکز
با بررسی دیسپچینگ در لجستیک چیست، به معرفی سیستم غیرمتمرکز می‌رسیم. در این سیستم سفارش به صورت کامل بر عهده بازرس یا ناظر خواهد بود. این سیستم هم مزیت‌های خاص خود را دارد که شامل موارد زیر می‌شوند.
- کاهش شکاف در ارتباطات
- حل کردن آسان‌تر مشکلات روزانه زنجیره تأمین
- خودداری از ارائه گزارش‌های پیچیده
- کاهش جریان بوروکراتیک (تشریفات اداری)
دیسپچینگ هوشمند چیست؟
بعد از بررسی مفهوم دیسپچینگ در لجستیک چیست، به مبحث دیسپچینگ هوشمند می‌رسیم. اجازه دهید با یک مثال این مفهوم را شرح دهیم. امروزه تمامی مشتریان می‌خواهند از تمامی فرآیند ارسال بار از زمان بارگیری و حملونقل در مکان‌های گوناگون تا زمان تحویل گرفتن بار اطلاعات داشته باشند و بتوانند فرآیند مورد نظر را ردیابی کنند. در اینجا دیسپچینگ هوشمند به کمک ارتباطات بی‌سیم به ردیابی پویای وسیله نقلیه کمک می‌کند. البته دیسپچینگ هوشمند تنها به این بخش از لجستیک اختصاص نخواهد داشت.
با بررسی دیسپچینگ در لجستیک چیست، متوجه می‌شویم که دیسپچینگ هوشمند باعث می‌شود تا درخواست‌های کاری به صورت پیش‌فرض و به کمک سیستم‌های یکپارچه جریان پیدا کنند. این فرآیند می‌تواند تا حد زیادی از فعالیت‌های انسانی کم کند و فعالیت‌های هوشمند را جایگزین افراد کند. با این اوصاف دیسپچینگ هوشمند تضمین می‌کند که تأخیری بین ورود و جریان اطلاعات و البته تحویل آنها به بخش‌های مختلف وجود نخواهد داشت. دیسپچینگ هوشمند نه تنها می‌تواند در مدیریت عملیات هر چه بهتر نقش زیادی داشته باشد، بلکه اگر به درستی استفاده شود، قابلیت صرفه‌جویی در هزینه‌های مربوط به لجستیک یا حملونقل را نیز خواهد داشت. از امکانات سیستم دیسپچینگ هوشمند می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
- پردازش خودکار داده‌ها
- برنامه‌ریزی برای ارسال محموله‌ها
- تشخیص ترافیک در زمان واقعی
- پیش‌بینی مسافت پیموده شده، جریان مسافر و درآمد به شکل ماهیانه
- بهینه‌سازی خدمات حملونقل بار از طریق عوامل گوناگون مثل نمایش وضعیت جاده
دیسپچینگ هوشمند در بهبود فرآیند لجستیک با پردازش خودکار داده‌ها کمک‌کننده خواهد بود و نقش زیادی در صرفه‌جویی هزینه‌ها دارد.
چگونه دیسپچینگ را بهینه کنیم؟
هر زنجیره تأمین کالا در جهان به دنبال یک هدف مشترک است و آن هم توزیع سریع‌تر محموله‌ها به دست مشتری خواهد بود. حالا در این بین عوامل دیگری نیز مثل کاهش هزینه‌های عملیاتی و راندمان بالا در کنار انتظار برای زمان کوتاه‌تر ترکیب می‌شوند و بحث دیسپچینگ پیش می‌آید. بنابراین دیسپچینگ به معنای انجام بدون مشکل سفارشات، رسیدگی به کالاهای آسیب‌دیده، لغو یا عودت سفارشات و کنترل هزینه‌های بیش از حد است.
بسته به کسب‌وکار مورد نظر، مدل ارسال محموله‌ها می‌تواند با توجه به حجم سفارشات متفاوت باشد. برای مثال سفارشات ممکن است به صورت انبوه در اختیار شبکه‌ای از فروشندگان، توزیع‌کنندگان یا خرده‌فروشان قرار بگیرند، یا در مقادیر کمتر برای برخی از مشتریان ارسال شوند. اگرچه فرآیند دیسپچینگ و لجستیک در هر یک از این موارد متفاوت است، اما هر کسب‌وکاری می‌خواهد ارسال و تحویل تمامی سفارشات خود را در یک بازه زمانی کوتاه انجام دهد. این امر مستلزم فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت دیسپچینگ است. موارد زیر می‌توانند در بهینه کردن فرآیند دیسپچینگ مؤثر باشند.
استفاده از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی مسیر
نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی مسیر را می‌توان نوعی دیسپچینگ در لجستیک هوشمند دانست که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا مسیرهای حملونقل کالاها و زنجیرها تأمین را بهینه کنند. بهینه‌سازی مسیرها به معنای یافتن کارآمدترین راه برای استفاده و حمل بار محسوب می‌شود. هر چه مسیر بهینه‌تر باشد، کسب‌وکارها می‌توانند در زمان و هزینه سوخت بیشتر صرفه‌جویی کنند. به طور کلی دیسپچینگ نه تنها به یافتن بهینه‌ترین مسیر برای رانندگی می‌پردازد، بلکه در تعیین میزان ترافیک مسیر، بررسی شرایط آب‌وهوایی، شرایط جاده‌ای و بسیاری از عوامل دیگر نیز مؤثر است.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت انبار
برای اینکه بتوان حجم عظیمی از سفارشات را در زمان درست به دست مشتری رساند، باید از برنامه‌ریزی ارسال کالا استفاده کرد. در چنین مواقعی شاید نرم‌افزارهای مدیریت انبار بتوانند کار کنترل اطلاعات حجم بالای محموله‌ها، سازماندهی داده‌ها و راهنمایی تیم کارگران را برای انجام وظایف بهبود دهند.
استفاده از تجهیزات مدیریت اسناد مثل بارکدخوان
یکی از مراحل ضروری در نگهداری و ارسال کالا، مدیریت بهتر اسناد به صورت کاملاً ساده و البته استاندارد است. در اینجا هدف از این فرآیند دیسپچینگ رساندن خطا به حد صفر است. برای مدیریت بهتر اسناد و داده‌ها تجهیزات مختلفی وجود دارند که بارکدخوان می‌تواند یکی از آنها باشد. این تجهیزات مشاغل را قادر می‌سازند تا داده‌ها را به طور دقیق ثبت کنند، محموله‌ها را به شکل بهتر بارگیری و زمان ارسال بسته‌ها را کوتاه‌تر کنند. ضمن اینکه تمامی این مزایا در کنار کاهش خطاهای انسانی باعث بهینه‌سازی فرآیند لجستیک کسب‌وکارها خواهد شد.
ارزیابی گزینه‌های اتوماسیون در فرآیند ارسال کالا
فرآیند حملونقل را می‌توان به کمک فرآیندهای گوناگون بهینه کرد. در ادامه به معرفی دو مورد از آنها می‌پردازیم.
- استفاده از سکوهای بارگیری و تخلیه خودکار می‌تواند سرعت انجام کار را به حداکثر برساند، هرچند که در استفاده از آنها باید از وسایل نقلیه‌ای استفاده کنید که با این تجهیزات سازگار باشند.
- استفاده از برچسب‌های هوشمند باعث می‌شود که خواندن اطلاعات مرتبط با هر بخش از انبارداری بسیار سریع‌تر شود. این باعث می‌شود همیشه مکان محصولات را بدانید.
برنامه‌ریزی برای تحویل
در بررسی دیسپچینگ در لجستیک چیست، حملونقل کالا با سایر عملیات انبار درگیر است. به همین دلیل برنامه‌ریزی برای تحویل از اهمیت زیادی برخوردار خواهد بود. برای دستیابی به یک فرآیند سازماندهی شده می‌توان اقدامات زیرا را انجام داد.
- از سفارش‌هایی که قرار است در یک روز تأیید و آماده ارسال شوند، آگاهی پیدا کنید.
- از زمان بارگیری کامیون‌ها اطلاع داشته باشید.
- فضای لازم در محل انبارداری موقت را فراهم کنید.
- فهرست سفارشات مشتریان مختلف را آماده و مرتب کنید.
وقتی صحبت از این می‌شود که دیسپچینگ در لجستیک چیست، به ابزارهای مختلفی برای بهینه‌سازی دیسپچینگ نیاز است که نرم‌افزار مدیریت مسیر و مدیریت انبار تنها دو مورد از آنها محسوب می‌شوند.
جمع‌بندی
- در این راهنما به بررسی مفهوم دیسپچینگ در لجستیک چیست و البته شناخت دیسپچر پرداختیم. همچنین درباره بهینه‌سازی این فرآیند صحبت کردیم.
- دیسپچینگ به مدیریت عملیات اشاره دارد که کار کنترل و نظارت بر زنجیره تأمین، پاسخگویی به خواسته‌های سطح بالای مشتریان و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را به دنبال خواهد داشت.
- تمامی فرآیندهایی که در هماهنگی با ارسال درست بار هستند، تعیین می‌کنند که آیا خریداران سفر رضایت‌بخشی را در این بین تجربه کرده‌اند؟ و آیا اینکه آنها برای خریدهای بعدی برمی‌گردند یا خیر؟
- با بهینه‌سازی دیسپچینگ از طریق موارد گوناگون می‌توان از مدیریت بهتر فرآیند لجستیک اطمینان حاصل کرد. این عمل می‌تواند علاوه بر کنترل عملیات به شکل حرفه‌ای، در زمان و بودجه سازمان‌های مختلف کمک‌کننده باشد.
- به نظر شما دیسپچینگ تنها برای مشاغل بزرگ کارایی دارد، یا اینکه کسب‌وکارهای کوچک هم می‌توانند از آن به نفع خود استفاده کنند؟
پرسش‌های پرتکرار
منابع:
