نرم افزار ارسال سفارش چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار ارسال سفارش برای تسهیل و خودکارسازی فرآیند انجام سفارش، کاهش زمان در چرخه سفارش تا نقدینگی و بهبود کارایی پردازش سفارشات برای تأمین‌کنندگان و عمده فروشان طراحی شده است. نرم افزار ارسال سفارش مشتری به کاربران اجازه می‌دهد تا کارهایی مانند وارد کردن قیمت‌ها، چک کردن موجودی‌ها، جستجوی صورت حساب‌های گذشته، اولویت‌بندی شرایط ارسال و سایر موارد را از یک سیستم واحد انجام دهند. با داشتن یک نرم افزار مدیریت ارسال سفارشات پستی می‌توانید فرآیندهای سازمانی خود را بهینه کرده و کنترل کنید. در ادامه به طور کامل در مورد ماهیت نرم افزار ارسال سفارش صحبت می‌کنیم.

نرم افزار ارسال سفارش چیست؟

 نرم‌افزار مدیریت و ارسال سفارش برای جمع‌آوری، مدیریت و پردازش سفارشات مشتریان کاربرد دارد. در حالی که ممکن است سفارش‌ها توسط مشتریان با استفاده از درگاه‌های آنلاین یا از طریق ایمیل و تلفن انجام شوند، اما باید برای پردازش به یک نرم افزار مدیریت سفارش منتقل شوند. کسب‌وکارها برای برآورده کردن تقاضا باید سفارشات را با موجودی مطابقت دهند و کالاها را برای حمل‌ونقل در صورت موجود بودن در انبار آماده کنند.

بسته به موقعیت جغرافیایی و انتظارات هر مشتری، یک نرم افزار ارسال سفارش ممکن است نیاز به دریافت سفارشاتی داشته باشد که از دستگاه‌های مختلف تحویل داده می‌شوند. مشتریان شاید ترجیح دهند سفارشات را از طریق ایمیل، فکس یا EDI (مبادله الکترونیکی داده) ارسال و دریافت کنند.

این نرم‌افزارها همچنین می‌توانند با دستگاه‌های مختلفی از جمله مک، کامپیوتر شخصی و دستگاه‌های تلفن همراه استفاده شوند. بنابراین مهم است که محصولی را انتخاب کنید که با هر نوع فایل، روش تبادل و دستگاه الکترونیکی به خوبی کار کند تا رضایت مشتری را به حداکثر برساند.

مزایای نرم افزار ارسال سفارش

استفاده از نرم‌افزارهای سفارش حرفه‌ای می‌تواند برای کسب‌وکارهای متعدد بسیار سودآور باشد و در عین حال منجر به بهبود تجربه مشتری شود. این سیستم‌ها می‌توانند روند سفارشات، پیگیری آن‌‌ها و کلیه روند آغاز ثبت سفارش تا حمل‌ونقل را آسان‌تر کنند.

نرم‌افزارهای ارسال سفارش همچنین مانع از گم شدن یا ارسال نادرست سفارشات، مخصوصاً در حجم بالا خواهند شد. تمامی این فرآیندها به نوبه خود می‌توانند در رضایت مشتریان فعلی، جذب مشتریان جدید و رشد فروش بسیار مؤثر باشند. سایر مزایای نرم افزار ارسال سفارش عبارتند از:

• با استفاده از انواع روش‌های مدیریت سفارشات و دستگاه‌های مبادله، ارسال سفارشات بسیار راحت خواهد بود.
• انجام سفارشات با سیستم‌های ارسال سفارش منجر به صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
• تیم فروش می‌تواند به جای صرف زمان برای بررسی سفارشات، خدمات مشتریان را افزایش دهد که این بهبود منجر به رشد رضایت مشتری و رشد فروش خواهد شد.
• نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد و از خطاهای مربوط به پردازش سفارش جلوگیری می‌کند.
• اطلاعات خوبی در مورد اثربخشی استراتژی‌های مدیریت سفارش به دست آورید که روند ارسال سفارشات را بهینه می‌کند.

بیشتر بخوانید: چگونه دراپ شیپینگ را شروع کنیم؟

معایب نرم افزار ارسال سفارش

هر سیستم ارسال سفارشی علاوه بر مزایا ممکن است معایبی نیز به دنبال داشته باشد. اگرچه با انتخاب درست و بسته به نیاز کسب‌وکار خود می‌توانید این معایب را به حداقل لازم کاهش دهید. برای مثال اگر شما از سیستم‌های پیچیده و با تکنولوژی بسیار بالا استفاده کنید، ممکن است علاوه بر بالا بردن هزینه‌های ارسال سفارشات و البته هزینه کلی تجارت خود، هنگام کار با سیستم دچار مشکل شوید و نیاز به استخدام افراد متخصص داشته باشید. از سایر معایب احتمالی این نرم‌افزارها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• هزینه نگهداری سیستم‌های قدرتمند ارسال سفارش در درازمدت بالا خواهد بود.
• مدیریت و نگهداری از داده‌های این نرم‌افزارها به دلیل حجم بالای داده‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است و عدم توجه به این موضوع می‌تواند منجر به بروز خسارت‌ شود.

اهمیت استفاده از نرم افزار ارسال سفارش

• برآورده کردن تقاضای مشتری: کسب‌وکارها می‌توانند با تطبیق سفارش‌ها با موجودی، رضایت مشتری را بیشتر کرده و درآمد خود را افزایش دهند.
• بهبود بهره‌وری کارمندان: کارمندان می‌توانند از طریق اتوماسیون پردازش سفارش، بهره‌وری بیشتری داشته باشند. نرم‌افزار می‌تواند کار دستی را کاهش دهد و ورود اطلاعات را دو برابر ‌کند.

چه کسانی از نرم افزار مدیریت سفارش استفاده می‌کنند؟

• بخش‌های فروش: فروشندگان با استفاده از نرم افزار ارسال سفارش بیشترین سود را می‌برند، زیرا به آنها کمک می‌کند عرضه و تقاضا را مطابقت دهند.
• تیم‌های لجستیک: بخش‌های لجستیک از نرم‌افزار مدیریت سفارش برای برنامه‌ریزی تحویل بر اساس تقاضا، بررسی موجودی و موقعیت مکانی مشتری استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار مدیریت و ارسال سفارش برای جمع‌آوری، مدیریت و پردازش سفارشات مشتریان کاربرد دارد.

در حالی که ممکن است سفارش‌ها توسط مشتریان با استفاده از درگاه‌های آنلاین یا از طریق ایمیل و تلفن انجام شوند، اما باید برای پردازش به یک نرم‌افزار  مدیریت سفارش منتقل شوند.

انواع نرم افزار ارسال سفارش

یک سیستم ارسال سفارش به منظور انجام کارآمدتر و دقیق‌ترِ سفارشات و پیگیری آن‌ها استفاده می‌شود. چنین سیستم‌هایی انواع گوناگونی دارند. برای مثال دو نوع اصلی نرم افزار ارسال سفارش شامل سیستم‌های پردازش سنتی و سیستم‌های پردازش مدرن می‌شوند. در سیستم‌های سنتی داده‌ها به صورت دست‌نویس ثبت و آرشیو می‌شوند و کسب‌وکارهای مختلف برای انجام صفر تا صد کار به نیروی انسانی متکی هستند.

از سوی دیگر سیستم‌های پردازش مدرن، تکنولوژی محور هستند و تمامی اطلاعات وارد شده به آن‌ها از موجودی انبار گرفته تا سفارشات مشتریان و حتی روش حمل‌ونقل به کمک آن‌ها و بدون نیاز به دخالت کارکنان قابل انجام است. پردازش سفارشات در این سیستم‌ها کاملاً تخصصی و حرفه‌ای خواهد بود. ضمن اینکه فرصت کاهش خطاهای انسانی و از سوی دیگر رشد کسب‌وکار تا حد زیادی فراهم می‌شود. از دیگر تقسیم‌بندی این سیستم‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم. در ادامه به انواع نرم افزار ارسال سفارش اشاره می‌کنیم:

 نرم‌افزار مستقل

این نوع نرم افزار ارسال سفارش‌ های پستی مشتری بیشتر بر مدیریت سفارشات تمرکز می‌کند و با سایر محصولات نرم‌افزاری برای عملکردهای اضافی مانند مدیریت موجودی و فروشگاهی ادغام می‌شود.

مدیریت موجودی

این محصول نرم‌افزاری به کسب‌وکارهای آنلاین اجازه می‌دهد تا سفارشات و موجودی را با استفاده از یک سیستم واحد مدیریت کنند. مزیت اصلی این نوع نرم‌افزار این است که یک مخزن داده را فراهم می‌کند که همگام‌سازی موجودی و سفارش داده‌ها را آسان‌تر خواهد کرد. این ویژگی می‌تواند دقت فرآیندهای تکمیلی را افزایش دهد و دید بهتری را برای در دسترس بودن موجودی ارائه ‌دهد.

تجارت الکترونیک

این نسخه از تجارت الکترونیک بر فروش آنلاین متمرکز است (عمدتاً B2B) که این نوع نرم‌افزار را از پلتفرم‌های فروشگاهی که معمولاً برای تجارت الکترونیک (B2C) استفاده می‌شوند متمایز می‌کند.

ویژگی‌های نرم افزار ارسال سفارش

برای بررسی ویژگی‌های نرم افزار ارسال سفارش می‌توانید مواردی را که در ادامه بیان شده‌اند، بررسی کنید:

اتوماسیون سفارش

این ویژگی فعالیت‌هایی مانند تأیید خودکار و پردازش الکترونیکی را ساده می‌کند. همچنین نیاز به وارد کردن دستی اطلاعات و تکمیل اسناد را کاهش می‌دهد و فرآیندهای مدیریت سفارش را ساده می‌کند. با بهره‌گیری از این ویژگی‌ها، تیم‌های کاری می‌توانند زمان خود را صرف کارهای دیگر کنند.

برخی از محصولات توانایی ایجاد الگوهایی برای فرم‌های خاص را ارائه می‌دهند که  کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا اطلاعاتی را از مشتریان به دست آورند تا اطلاعاتی را در مورد روند مشتری و محصول نشان دهند.

علاوه بر این، برخی از محصولات مدیریت سفارش به کاربر این امکان را می‌دهند که به‌روزرسانی خودکار موجودی را بر اساس خرید برای تجزیه و تحلیل روندهای فصلی و پیگیری محصولات محبوب تنظیم کند.

پشتیبانی مشتری

پشتیبانی مشتری در هنگام رسیدگی به حجم بالای سفارش و اطلاعات مربوط به مشتری به مشکلات فنی کمک می‌کند. در این شرایط، شرکت‌ها به یک نرم افزار ارسال سفارش نیاز دارند که ویژگی‌های پشتیبانی قوی برای مشتری را ارائه دهد.

برخی از ویژگی‌های پشتیبانی مشتری توسط اکثر ابزارها به اشتراک گذاشته می‌شوند که برای مثال در صورت بروز مشکل در فرآیند سفارش، بلافاصله تیم پشتیبانی مشتری شما را مطلع می‌کند.

برخی از محصولات، پرتال‌های مشتریانی را ارائه می‌دهند که به راحتی می‌توانند ثبت و پیگیری سفارشات را به صورت آنلاین انجام دهند. پورتال‌های مشتری همچنین می‌توانند فعالیت مشتری را ردیابی کنند که به شما کمک خواهند کرد تا اطلاعات بیشتری در مورد مشتریان خاص به دست آورید و احتمال سفارش‌های جعلی یا پرداخت‌های جعلی را کاهش دهید.

این ویژگی‌ها در میان سایر موارد به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا هر گونه شکایت از سوی مشتری را در سریع‌ترین زمان ممکن رسیدگی کنند و به نوبه خود رضایت کلی مشتری را بهبود بخشند.

قابلیت‌های بایگانی الکترونیکی

عملکردی که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد زمان صرف شده برای بایگانی و سازماندهی دستی را کاهش دهند و همچنین نیاز به نسخه‌های چاپی گزارش‌ها و رسیدهای سفارش را برطرف می‌کند. علاوه بر انجام امور کاری بدون کاغذ بازی، ویژگی‌های بایگانی الکترونیکی می‌تواند با ذخیره اطلاعات در یک سیستم مدیریت سفارش متمرکز، به ساده‌سازی فرآیند سفارشات مشتری کمک کند.

نرم افزار ارسال سفارش به کسب‌وکارهای آنلاین اجازه می‌دهد تا سفارشات و موجودی را با استفاده از یک سیستم واحد مدیریت کنند.

مزیت اصلی این نوع نرم افزار این است که یک مخزن داده را فراهم می‌کند که همگام‌سازی موجودی و سفارش داده‌ها را آسان‌تر خواهد کرد.

معیارها و تجزیه و تحلیل

بسیاری از نرم‌افزارهای ارسال سفارش مشتری از داشبوردها به عنوان بخشی از رابط کاربری استفاده می‌کنند که دقت سفارش و سایر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را به تصویر می‌کشند. این داشبوردها ممکن است به کسب‌وکارها اجازه دهند معیارهای مختلفی را ردیابی کنند که شامل سفارش‌های تکمیل شده، زمان تحویل محصول، محصولات و فروشندگان محبوب و مشکلات می‌شوند. کسب‌وکارها باید مطمئن شوند محصولی را انتخاب می‌کنند که ویژگی‌های تحلیلی قوی را برای کمک به بهبود رویکرد مدیریت سفارش‌شان ارائه می‌دهد.

دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.

ویژگی‌های اضافی نرم افزار ارسال سفارش

• بهینه‌سازی سفارشات: تجزیه و تحلیل پیشرفته‌ای را برای شناسایی نقاط قوت و ضعف استراتژی مدیریت و ارسال سفارش ارائه می‌دهد. این نوع عملکرد همچنین می‌تواند پیشنهاداتی در مورد چگونگی بهبود مدیریت سفارش و تخصیص موجودی ارائه دهد.
• مشخصات تحویل سفارشات: به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تحویل‌ها را بر اساس سفارش‌های ارسال شده توسط مشتریان برنامه‌ریزی کنند. با این ویژگی می‌توان از معیارهایی مانند تاریخ سفارش، نوع محصول، مکان مشتری یا نوع مشتری استفاده کرد.
• ادغام با نرم افزارهای دیگر: بسیاری از کسب‌وکارها از ماژول‌های جدیدی برای ویژگی‌های اضافی مانند مدیریت موجودی بهره می‌برند. علاوه بر این، فروشندگانی که بر مدیریت سفارش تمرکز نمی‌کردند، اکنون ماژول‌ها و ابزارهای جدیدی را برای پوشش این نیاز تجاری خاص ارائه می‌دهند.

نرم افزار ارسال سفارش با پادروپین

پادرو ابزاری هوشمند در حوزه فروش و ارسال سفارش‌های آنلاین است که از طریق فروشگاه ساز اینستاگرامی پادروشاپ و پادروپین به کسب و کارهای در مدیریت و ارسال سفارشات کمک می‌کند. پادروپین یک ‌مارکت پلیس خدمات پستی است که به فروشگاه‌های آنلاین کمک می‌کند تا فرآیند ارسال سفارش‌های اینترنتی را مدیریت کنند. بدون مراجعه یا ثبت قرارداد با شرکت‌های پستی و تنها با پادروپین می‌توانید سفارش‌های اینترنتی خود را با هر یک از شرکت‌های پستی ارسال کنید. از ویژگی‌های نرم افزار ارسال سفارش پادروپین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• گزارش‌گیری و بررسی نظر گیرندگان
• پشتیبانی اختصاصی برای مشتریان
• رهگیری آنلاین مرسوله پستی
• روش‌های متنوع اتصال
• انتخاب زمان جمع آوری
• مشاوره رایگان لجستیک
• تنوع شرکت‌های پستی

برای کسب اطلاعات بیشتر و ارسال مرسولات پستی با پادروپین می‌توانید با مشاوران مجموعه از طریق لینک زیر در تماس باشید.

سخن آخر

• نرم افزار مدیریت و ارسال سفارش برای جمع‌آوری، مدیریت و پردازش سفارشات مشتریان کاربرد دارد.
• نرم افزار ارسال سفارش نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد و از خطاهای مربوط به پردازش سفارش جلوگیری می‌کند.
• کسب‌وکارها می‌توانند با تطبیق سفارش‌ها با موجودی، رضایت مشتری را بیشتر کرده و درآمد خود را افزایش دهند.
• کارمندان می‌توانند از طریق اتوماسیون پردازش سفارش،  بهره‌وری بیشتری داشته باشند. نرم‌افزار می‌تواند کار دستی را کاهش دهد و ورود اطلاعات را دو برابر ‌کند.

منابع:

g2