انبارداری آنلاین یکی از امور کاربردی در مدیریت موجودی انبارهاست. با افزایش تعداد فروشگاه‌های اینترنتی، خرده‌فروشی‌های آنلاین و کارخانه‌هایی که مدیریت آنها به صورت آنلاین انجام می‌شود، اهمیت سیستم‌های انبارداری آنلاین برای کسب‌وکارهای مختلف و مدیریت لجستیک پررنگ‌تر شده است. بنابراین قصد داریم که در این مقاله پادرو، شما را با مفهوم سیستم انبارداری آنلاین، انواع سیستم‌های آن و مزایایی که برای بهینه‌سازی فرآیند لجستیک دارد، آشنا کنیم.
مفهوم سیستم انبارداری آنلاین
انبارداری شامل اموری برای مدیریت اشیاء و موجودی ثبت‌شده در انبارهاست. در جهت انبارداری دقیق، سیستم‌هایی در تمام انواع کسب‌وکارها و لجستیک از جمله کارخانه‌های صنعتی و تولیدی استفاده می‌شوند. در واقع، هر کسب‌وکاری انبار یا انبارهایی دارد که محصولات قابل فروش خود را در آن نگهداری می‌کند. در این سال‌ها که کسب‌وکارها و خرده‌فروشی‌های آنلاین گسترش یافته‌اند، اهمیت سیستم‌هایی که مدیریت آنلاین انبارها را بر عهده می‌گیرند، بیش از پیش بر همگان آشکار شده است.
سؤالی که همچنان وجود دارد، این است که سیستم انبارداری آنلاین چیست؟ و در پاسخ به این سؤال می‌توان گفت که سیستم انبارداری آنلاین، یک نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری است که موجودی انبارها و جریان ورود و خروج آنها را از انبارها، تحت نظر دارد. این سیستم انبارداری با فرآیندهای منطقی، دیجیتالی شده و به صورت سیستماتیک این امور را مدیریت می‌کند.
برتری انبارداری آنلاین نسبت به نوع سنتی
در دنیای رقابتی امروز، صرفه‌جویی در وقت و زمان عامل موفقیت بسیاری از صنایع به حساب می‌آید. آنچه که باعث شده سازمان‌ها به سیستم‌های مدرن انبارداری روی آورند، تأثیر این سیستم‌ها در کاهش زمان و هزینه‌ها بوده است. بر خلاف سیستم‌های سنتی، با استفاده از سیستم‌های مدرن و آنلاین انبارداری، می‌توان با دقت و سهولت بیشتری موجودی انبارها و ظرفیت آنها را مدیریت کرد.
اگر نگاهی به گذشته بیندازیم، متوجه حضور کاردکس‌ها، کارت‌های مختلف، دفاتر، گزارش‌ها و تراکنش‌های چاپی در سیستم مدیریت انبارداری سنتی می‌شویم. اما آنچه سیستم آنلاین انبارداری فراهم آورده، پلتفرمی است که بتوان اطلاعات سازمانی را به صورت فایل‌های (PDF) و (EPUB)، فایل‌های مبتنی بر آفیس (مانند ورد، اکسس و اکسل) و فضای ابری مانند (One Drive) به راحتی گردآوری، سازماندهی، رده‌بندی و ذخیره کرد. تمام این اطلاعات در سیستم‌های مدرن می‌توانند به راحتی تجزیه‌وتحلیل و مدیریت شوند. در نتیجه شاهد رشد کسب‌وکارها هستیم.
سیستم مدیریت آنلاین انبارها در مقایسه با نوع سنتی آن، سرعت، دقت و کیفیت بالاتری دارد.
قابلیت‌های سیستم انبارداری آنلاین
اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مدیریتی مختلفی روی کار آمده‌اند که با کمک آنها کار انبارداری به صورت آنلاین انجام می‌شود. ویژگی‌های مختلف این سیستم‌ها باعث شده که کار مدیریت انبارها با کیفیت بالاتری انجام شود. این ویژگی‌ها عبارتند از:
1- مدیریت خدمات
شرکت‌هایی که بر اساس اهداف و فرهنگ سازمانی خود خدماتی به مردم عرضه می‌کنند و محصولی به مردم ارائه نمی‌دهند، می‌توانند با سیستم‌های مدیریت انبارداری آنلاین، مدیریت امور انبارداری را به بهترین شکل انجام دهند. برای مثال به این طریق، پیگیری هزینه‌های بخش‌های مختلف انبار با دقت بالاتری انجام می‌شود. در نهایت نیز، مدیران انبارها می‌توانند هزینه‌های انبارها را با توجه به کارکرد آنها بهتر تخمین بزنند.
2- سفارش مجدد
سیستم‌هایی که مدیریت آنلاین انبارها را میسر می‌کنند، می‌توانند مدیران را در جریان موجودی اشیاء حاضر در انبار قرار دهند. به این ترتیب، در صورت پایان یافتن موجودی انبار، همین سیستم انبار، مدیران را مطلع می‌کنند که برخی کالاها را مجدداً سفارش دهند. این موضوع در کنترل بهینه موجودی انبار بسیار تأثیرگذار است.
3- شناسایی محصولات
بارکدها یکی از ابزارهایی هستند که هویت کالاها با کمک آنها از همدیگر قابل تشخیص است. وجود بارکد روی هر یک از کالاها برای مدیریت موجودی، سفارشات و حمل‌ونقل آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای خواندن بارکدها، بارکدخوان‌هایی که به شکل اسلحه هستند، ساعت‌های مچی و عینک هوشمند یا دستکش‌های اسکنر مورد استفاده قرار می‌گیرند. اطلاعات بارکدها با کمک ابزارهای مذکور به سیستم انبارداری آنلاین منتقل می‌شوند. در نهایت، شاهد حضور دیتابیسی از بارکدها هستیم که از جنبه‌های مدیریتی مختلف مورد استفاده خواهند بود.
4- پیگیری دارایی
یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم‌های انبارداری آنلاین، قابلیت پیگیری و سنجش دارایی انبارهاست. بارکدخوانی به سنجش میزان دارایی و اموال انبارها کمک خواهد کرد. در این فرآیند شما می‌توانید از بارکدخوان‌های هوشمند، امواج رادیویی و سیستم‌های وایرلس برای پیگیری محصولات استفاده کنید.
چالش‌های پیش روی سیستم انبارداری آنلاین
سیستم انبارداری آنلاین ابزاری بسیار کارآمد در بهینه‌سازی فرآیندهای لجستیک و ارتقای بازده کسب‌وکارها به حساب می‌آید. اما گاهی شاهد بروز مشکلاتی در سیستم‌های مدیریت آنلاین انبارها هستیم. این مشکلات عمدتاً به این علت است که بعضی از کارها همچنان به صورت دستی انجام می‌شوند و ناهماهنگی‌هایی به خاطر این موضوع رخ می‌دهند. در ادامه شما را با چند چالش اساسی که سیستم انبارداری آنلاین با آن مواجه است، آشنا خواهیم کرد.
- میزان موجودی کالاها در انبار و اجرای فرآیندهای غیرسازمان‌یافته به صورت نادرست مدیریت می‌شوند.
- رخ دادن رویدادهای خارج از انبار که باعث افزایش نارضایتی مشتریان می‌شوند.
- انجام مستندسازی دستی که با افزایش برچسب‌گذاری نادرست محصولات و فروشندگان یا ثبت عددهای نادرست همراه است.
- منابع انسانی به دلیل اجرای اصول مدیریت سنتی در انبارداری و نگهداری انبارها برای برچسب‌گذاری (Tagging) کالاها از دست می‌روند.
- ایجاد داده‌های نادرست که باعث اختلال در بررسی موجودی کالاها در انبارها خواهند شد.
- ناتوانی در مدیریت انبوه درخواست‌های مشتریان که منجر به عدم پاسخگویی به مشتریان و نارضایتی آنها خواهد شد.
- ناکارآمدی در مدیریت فضای انبارها که به علت استفاده نکردن از نرم‌افزار مناسب رخ خواهد داد.
انبارداری آنلاین به دلیل استفاده از برخی تصمیمات سنتی مدیریتی، با چالش‌هایی مواجه است.
مزایای سیستم انبارداری آنلاین
این نکته برای مدیران انبارها و لجستیک آشکار است که سیستم انبارداری آنلاین یک سیستم مدیریتی است که با وجود چالش‌های همیشگی، مزایای بسیار قابل‌توجهی دارد. در ادامه به چندین مزیت این نوع سیستم‌ها خواهیم پرداخت.
1- افزایش فروش
سیستم انبارداری آنلاین سیستمی است که اطلاعات محصولات، فروشندگان، قطعات یدکی، موجودی انبار و بسیاری از جزئیات دیگر را در یک پایگاه داده متمرکز مبتنی بر فضای ابری نگهداری می‌کند. پایگاه اطلاعاتی این سیستم مدیریتی در زمان واقعی توسط انبارداران مدیریت می‌شود. هرچه اطلاعات و دانش واحد فروش و بازاریابی کسب‌وکارها درباره سیستم مدیریت آنلاین انبارها بیشتر باشد، میزان فروش محصولات و خدمات افزایش می‌یابد و ارائه سرویس‌ها، حمل‌ونقل و تحویل محصولات به مشتریان با سرعت بالاتری انجام می‌شود. این نکات مثبت باعث افزایش رضایت مشتریان از خدمات دریافتی نیز خواهد شد.
2- کاهش هزینه‌ها
یکی دیگر از مزایای ارزشمند سیستم انبارداری آنلاین کاهش و مدیریت هزینه‌هاست. در سیستم‌های سنتی مدیریت انبارها شاهد هزینه‌های گزافی بودیم که به خاطر آسیب به محصولات، منقضی شدن اعتبار کالاها و فرسودگی یا پارگی پوشش کالاها در اثر تغییرات آب‌وهوایی رخ می‌دادند. علاوه بر این هزینه‌های اجاره انبار، رسیدگی به محصولات، تعمیر تجهیزات انبار، مدیریت کارکنان، امنیت و حمل‌ونقل برای مدیریت انبارها وجود داشت. با روی کار آمدن انبارداری آنلاین، این هزینه‌ها به حد چشم‌گیری کاهش خواهد یافت. این مزیت باعث کاهش هزینه‌ها در انبارداری می‌شود.
نباید فراموش کرد که موفقیت در کاهش هزینه‌های انبارداری، با وجود موجودی زیاد کالاها در انبارها امکان‌پذیر است. در جهت کاهش هزینه‌ها می‌توان دست به کارهای مختلفی زد. برای مثال:
- نگهداری مقدار کافی از کالاها در انبار
- میزان کالاهای آسیب‌دیده و تاریخ انقضاءگذشته کاهش می‌یابد.
- اجتناب از سفارش مجدد کالاهای موجود در انبار
- این تصمیم‌گیری از میزان هزینه حمل‌ونقل کم می‌کند.
- بررسی تاریخچه ضایعات محصولات
- در سفارش مجدد محصولات تأثیر چشم‌گیری دارد.
3- انعطاف‌پذیری
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های انبارداری آنلاین، افزایش انعطاف‌پذیری سیستم مدیریت انبارهاست. هر کسب‌وکاری، فارغ از آن‌که در صنعت پزشکی، حمل‌ونقل، تحصیل یا موارد دیگری باشد، با اتفاقات پیش‌بینی‌نشده و مخاطراتی مواجه خواهد شد. انعطاف‌پذیری مدیران و سیستم‌های مدیریتی انبارها شرایطی را فراهم می‌کنند که به واسطه آن می‌توان تصمیم منطقی در مواجه با این اتفاقات اخذ کرد. انبارداری آنلاین و نرم‌افزارهای کاربردی در این سیستم از شاخصه‌هایی استفاده می‌کنند که مناسب‌ترین تصمیمات با توجه به شرایط گرفته خواهند شد.
4- پیش‌بینی تقاضا
پیش‌بینی نوع و میزان تقاضای کالاهای مختلف توسط مشتریان، امکان برنامه‌ریزی درست و کافی را فراهم خواهد کرد. قابلیت سیستم انبارداری آنلاین در تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و ارائه گزارشی بر مبنای معیارهای موجود در سیستم مدیریت موجودی انبارها با اتفاقاتی همراه است. برای مثال به برنامه‌ریزی فرآیندها، ذخیره‌سازی محصولات بر اساس تقاضای مشتریان، مدیریت حمل‌ونقل براساس ترجیح مشتریان و بسیاری جزئیات دیگر کمک می‌کند. این روندها در انبارها می‌تواند زنجیره تأمین تقاضا و فروش کسب‌وکارها را سازماندهی کند.
5- حفظ مشتریان
کسب رضایت مشتریان و تبدیل کردن مشتریان بالقوه به مشتریان وفادار از اهمیت بسیاری برخوردار است. انبارداری آنلاین در این مسئله نقش مهمی ایفا می‌کند. در واقع، با بررسی فهرست کالاهای درخواست‌شده، تحلیل رفتار خرید مشتریان، بررسی موجودی انبارها، پیگیری سفارشات، حمل‌ونقل و تحویل سالم و به‌موقع سفارشات در حفظ مشتریان نقش بسیار مهمی ایفا می‌کنند.
6- سیستم مدیریت انبار
سیستم مدیریت موجودی انبار آنلاین، به مدیریت حمل‌ونقل بین انبار، تهیه گزارشات برای محصولات و مواد اولیه در هر انبار، تجزیه‌وتحلیل در سطح موجودی محصولات و سایر جزئیات محصولات به شما کمک می‌کند که مدیریت کارهای مرسوم انبار به درستی انجام شود.
7- تحویل به موقع
تحویل به موقع مهم‌ترین ویژگی سیستم‌های انبارداری آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت موجودی است. با افزایش بازاریابی آنلاین و خرده‌فروشی، مشتریان به دنبال سیستم‌های آنلاینی هستند که موجودی را بررسی کنند. این سیستم‌ها نه تنها موجودی محصولات انبارهای صاحبان کسب‌وکارها را به صورت روزانه سازماندهی کرده و مورد بررسی قرار می‌دهند، بلکه در تحویل دادن به‌موقع سفارشات به مشتریان نقش مهمی بر عهده دارند.
مزایای انبارداری آنلاین شامل افزایش فروش، کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری، حفظ مشتریان و تحویل به‌موقع است.
نرم‌افزارهای کاربردی در انبارداری آنلاین
برای انبارداری آنلاین کسب‌وکارها، نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌شوند. اما در ادامه به چهار نرم‌افزار شناخته‌شده برای مدیریت آنلاین انبارها خواهیم پرداخت.
1- (ATUM Inventory Management)
یکی از نرم‌افزارهای انبارداری آنلاین برای کسب‌وکارهایی که از ووکامرس استفاده می‌کنند، (ATUM Inventory Management) است. در حقیقت، صاحبان کسب‌وکارهای آنلاین و فروشگاه‌های اینترنتی که از ووکامرس استفاده می‌کنند، می‌توانند (Ad-on)های مختلفی را روی پنل ووکامرس خود اضافه کنند. یکی از این افزونه‌ها، (ATUM Inventory Management) است که انبارداری آنلاین را برای کسب‌وکارهای اینترنتی و فروشگاه‌های آنلاین آسان کرده است. این افزونه شامل تمام گزینه‌هایی است که برای ایجاد یک موجودی کاملاً سازمان‌دهی‌شده توسط تأمین‌کنندگان، (SKU)ها، مکان‌ها، قیمت‌ها و موارد دیگر به آنها نیاز دارید. در حالی که می‌توانید اطلاعات جدید را افزوده یا ویرایش کنید.
اگر می‌خواهید به خبرنامه رایگان پادروکلاب دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.
2- افزونه حمل و نقل پیشرفته
یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت ارسال مرسولات فروشگاه‌ها استفاده از پلاگین حمل و نقل وردپرس است. این افزونه که مانند یک دستیار هوشمند حمل و نقل برای شما عمل می‌کند، امکان دسترسی خدمات شرکت‌های پستی مختلف را به شما می‌دهد و به راحتی می‌توانید وضعیت ارسال بسته‌ها را مشاهده و رهگیری کنید. همچنین شامل مزایای دیگری مانند رهگیری سفارشات با ارسال رایگان پیامک، چاپ بارنامه، جمع‌آوری مرسولات از درب فروشگاه یا منزل شما، محاسبه دقیق هزینه‌های شرکت پستی، پشتیبانی اختصاصی و… است. برای دانلود پلاگین وردپرس کلیک کنید.
2- (Shopify)
شاپیفای که در حوزه فروشگاه‌سازی ابزار بسیار کارآمدی به حساب می‌آید، توانسته سیستم مدیریتی مناسبی را برای انبارداری آنلاین به وجود آورد. شاپیفای یک سیستم داخلی برای مدیریت موجودی انبارها دارد که عمدتاً به مدیریت موجودی انبار محصولات شما و نه برای مواد اولیه، محدود می‌شود. با کمک این برنامه شما می‌توانید پیش‌فرض‌های لازم را تغییر دهید. برای مثال می‌توانید موجودی کالاها را با توجه به تقاضاهای مشتریان تعیین کنید. در صورتی که موجودی کالاها به حد نصاب برسد، اعلان آن برای مدیران انبار فرستاده می‌شود.
3- (Square)
(Square) یکی از سیستم‌های فروش است که در حیطه انبارداری آنلاین برای سایت فروشگاه اینترنتی و خرده‌فروشی‌ها کاربرد دارد. با استفاده از این سیستم، می‌توانید با نوار مربع (Square Reader)، پرداخت وجه را در هر موقعیتی انجام دهید. این نرم‌افزار یک ابزار ساده است که برای پذیرش پرداخت با کارت اعتباری در جک هدفون سیستم هوشمند شما مانند گوشی موبایل یا تبلت قرار می‌گیرد. به این ترتیب با استفاده از این سیستم، می‌توانید فرآیند «پرداخت در محل» را به سهولت و امنیت کافی انجام دهید.
4- (VendHQ)
مزایای این نرم افزار برای آنلاین شاپ چیست؟ (VendHQ) نرم‌افزاری شبیه (Square) است و ابزارهایی برای محل فروش نیز دارد. اما بهترین بخش این برنامه ابزار مدیریت فروشگاه و موجودی آن است که به شما این امکان را می‌دهد که موجودی خود را به راحتی با توجه به انواع محصول، بارکد، (SKU) و موارد دیگر سازماندهی کنید.
(ATUM)، (Square)، (Shopify) و (VendHQ) از شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای انبارداری آنلاین محسوب می‌شوند.
جمع‌بندی
- سیستم انبارداری آنلاین، یک نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری است که موجودی انبارها و جریان ورود و خروج آنها را از انبارها تحت نظر دارد.
- سیستم انبارداری آنلاین ابزاری بسیار کارآمد در بهینه‌سازی فرآیندهای لجستیک و ارتقای بازده کسب‌وکارها به حساب می‌آید.
- گاهی شاهد بروز مشکلاتی در سیستم‌های مدیریت آنلاین انبارها هستیم که متأثر از انجام دستی بعضی از کارهای مدیریتی است.
- افزایش فروش، کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری و حفظ مشتریان از مزایای برنامه‌های انبارداری آنلاین است.
- (ATUM)، (Square)، (Shopify) و (VendHQ) از شناخته‌شده‌ترین نرم‌افزارهای انبارداری آنلاین محسوب می‌شوند.