به عنوان یک فروشنده، چه یک تجارت کوچک یا نوپا باشید، چه یک هلدینگ بزرگ، باید به مدیریت انبار مسلط باشید. شما برای موفقیت به عملکردهای مختلفی نیاز دارید، از جمله خرید یا اجاره مکان، تولید محصول، انجام تبلیغات برای فروش، تلاش برای جلب توجه مشتری و مواردی از این دست، اما همه چیز به همین‌جا ختم نمی‌شود. مدیریت صحیح انبار تعیین‌کننده میزان موفقیت یک تجارت است.
برای اینکه بتوان یک انبار را به خوبی مدیریت کرد، باید با اصول و ابزارهای نوین آن آشنایی کامل داشت. فناوری به عنوان یک راه‌حل جدید و مؤثر در انبارداری برای رفع چالش‌های موجود این صنعت است که می‌توان به اشکال گوناگون از آن استفاده کرد. در اینجا علاوه بر بررسی انبارداری و مدیریت آن، قرار است به معرفی ابزارهای فناوری مؤثر در این صنعت اشاره کنیم.
مدیریت انبار چیست؟
گاهی مدیریت انبار با مدیریت موجودی به اشتباه گرفته می‌شود. اما می‌توان مدیریت موجودی را تنها یک بخش کوچک از انبارداری برشمرد که تنها در مورد اقلام یا مواد خاصی به کار می‌رود. اما مدیریت انبار به جریان و رسیدگی به موجودی در کل اقتصاد و تأسیسات درگیر در فرآیند مربوط می‌شود. به عبارت ساده‌تر با یک مدیریت انبار نوین می‌توان مطمئن شد که بخش اعظمی از لجستیک تجارت به بهترین شکل ممکن اجرا می‌شود. با این تعاریف می‌توان مدیریت انبار را مجموعه‌ای از فعالیت‌ها دانست که باعث برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل سیستم‌های انبار و تجهیزات فنی مورد نیاز می‌شود.
مدیریت انبار شامل چه مواردی می‌شود؟
انبارداری و مدیریت آن، یکی از مهم‌ترین جنبه‌های زنجیره تأمین است. در جایی که نتوان در زمان درست سفارش مشتری را آماده و ارسال کرد، نمی‌توان انتظار رشد تجارت را داشت. انبارداری بر فرآیندهای مختلفی از دریافت سفارش گرفته تا ذخیره‌سازی، مدیریت موجودی، حملونقل و توزیع سفارشات تأثیر دارد. در ادامه به ۵ فرآیند ضروری مدیریت انبار اشاره خواهیم کرد که آشنایی با آن‌ها برای هر فروشنده خرد و کلانی ضرورت دارد.
انبارداری مجموعه‌از از فعالیت‌های مختلف است که در نهایت کنترل انبار، سازماندهی آن و بهره‌وری بیشتر را به دنبال دارد.
دریافت موجودی
از اولین ضرورت‌های انبارداری موفق این است که موجودی را به صورت کامل و حرفه‌ای دریافت کند. دریافت موجودی اگر به درستی انجام نشود، می‌تواند روی سایر فرآیندهای انبارداری هم تأثیرات منفی بگذارد و در انجام باقی امور خلل وارد کند. در اولین گام از انبارداری باید محموله‌ها را از محل مورد نظر مانند اسکله‌ها دریافت کرد و به محل ذخیره‌سازی آن‌ها در انبار برد. موجودی انبار بر حسب نوع کالا باید در یکی از بخش‌های ذخیره‌سازی کوتاه‌مدت یا بلندمدت برود. در این بخش با کمک نرم‌افزارهای مدیریت انبار می‌توان دستورالعمل‌هایی را دریافت و اجرا کرد که در نهایت منجر به یک لجستیک کارآمد می‌شود.
ردیابی موجودی
بعد از دریافت موجودی، نیاز به استفاده از ردیابی موجودی داریم. این روند بر سطح کالاهای قرار داده شده در انبار نظارت دارد. در ردیابی موجودی شما می‌توانید به مکان دقیق ذخیره هر کالا نظارت دقیقی داشته باشید. با ردیابی موجودی به راحتی می‌توانید ببینید که در هر ساعت از یک محصول خاص چه میزان موجود است و آن را با نیاز مشتریان هماهنگ می‌کنید. این کار باعث می‌شود بدانید که با توجه به حجم پیش‌بینی شده باید چه میزان از یک کالای خاص را سفارش دهید. ردیابی به شما کمک می‌کند تا رشد کنید و با رشد خود منجر به افزایش خطوط تولید و در نهایت گسترش تجارت خود شوید.
چیدن و بسته‌بندی
مدیریت انبار تنها به ذخیره‌سازی اقلام مختلف منتهی نمی‌شود. بلکه شامل فرآیندهای دیگری از جمله چینش کالاها و بسته‌بندی آن‌ها نیز خواهد شد. در چینش کالا می‌توان از دسته‌بندی‌های مختلف بر اساس نوع کالا، حجم یا اندازه آن‌ها استفاده کرد. با این تفاسیر می‌توان در زمان درست و به شکلی کاملاً سریع محصولات سفارش داده شده را از مکان خود جمع‌آوری و برای مشتری ارسال کرد.
حملونقل و ارسال کالا
بسته به نوع کسب‌وکار روش‌های حملونقل متفاوتی وجود دارد. در برخی از شرکت‌های بزرگ یک سیستم حملونقل خصوصی وجود دارد که به صورت مستقیم اقدام به ارسال سفارشات مشتریان می‌کند. اما شرکت‌های کوچک‌تر رساندن سفارشات به دست مشتری را بر عهده شرکت‌های پستی گوناگون می‌گذارند. در هر دو مورد این مدیریت انبار است که باید با کمک سایر پرنسل، سفارشات را بعد از بسته‌بندی برای ارسال آماده کند.
تهیه گزارش موجودی
در نهایت بعد از هر بار ارسال کالا، سیستم مدیریت انبار باید یک گزارش کامل از موجودی باقی‌مانده ارائه دهد. این کار باعث می‌شود تا مکان‌های خالی از اقلام برای ورود کالاهای جدید خالی و مرتب شوند و از سویی کالاهایی که رو به اتمام هستند، دوباره شارژ شوند تا نیاز مشتری برطرف شود. البته فراموش نکنید که ارائه گزارش انبارداری می‌تواند شامل سفارشات انجام شده اشتباه، ارسال سفارش به موقع، سرعت ارسال کالا و مواردی از این دست نیز شود. مواردی که در صورت بررسی و رسیدگی می‌توانند بهره‌وری انبارداری را افزایش دهند.
تهیه همین گزارش حتی می‌تواند به مدیریت بهتر کارکنان یا آموزش آن‌ها کمک کند. شما می‌توانید با بررسی عملیات‌های انجام شده توسط کارکنان، درک بهتری از توانمندی‌ها یا نیاز آن‌ها پیدا کنید. همچنین الزامات لازم در مورد آن‌ها در زمینه‌های گوناگون را از جمله نیاز به دریافت مجوز یا گواهینامه‌های خاص بررسی و مدیریت کنید.
تهیه گزارش از عملکردهای موجود در انبار در نهایت می‌تواند باعث بهبود فرآیند انبارداری و حتی کمک به آموزش کارکنان شود.
سیستم مدیریت انبار چیست؟
سیستم مدیریت انبار به عنوان یک نرم‌افزار کاربردی برای بهینه‌سازی فرآیندهای عملیاتی کاربرد زیادی دارد. برای مثال در انبارداری با موارد متعددی همچون گردش موجودی، ذخیره‌سازی و بهره‌وری در کنار پیش‌بینی تقاضا مواجه خواهید بود. این شرایط با بزرگ‌تر شدن انبار سخت‌تر نیز می‌شود و نیاز به مدیریت کارآمد دارد. در زمانی که لجستیک هوشمند حرف اول را می‌زند، نمی‌توان برای موفقیت در مدیریت انبار به فرآیندهای سنتی تکیه کرد.
به همین دلیل است که سیستم‌های مدیریت انبار بسیار مهم هستند. این سیستم‌ها با حذف فرآیندهای دستی، علاوه بر کاهش هزینه‌ها، فرآیندهای پیچیده را نیز ساده می‌کنند. به طوری که در زمان مصرفی هم صرفه‌جویی زیادی می‌شود. سیستم‌های انبارداری می‌توانند با ارائه گزارش‌های دقیق، تصویر کاملی از روند انبار به شما ارائه دهند و با کاهش خطاهای انسانی، باعث کمک به رشد تجارت شما شوند. در نرم افزارهای مدیریت انبار خود باید به دنبال دست‌یابی به گزینه‌های زیر باشید.
- نرم‌افزارهایی که به فروشگاه شما متصل می‌شوند و داده‌های موجود در انبار را همگام‌سازی می‌کنند. این اتصال به ارسال و ردیابی اطلاعات تا نظارت بر روند فروش بسیار کمک‌کننده خواهد بود.
- نرم‌افزارهایی که با تجهیزات انبار سازگار هستند. این نرم‌افزارها شامل انواع اسکنرها، چاپگرها، پایانه‌ها، ترازوها و سایر سخت‌افزارهای کاربردی می‌شوند.
- استفاده از سیستم‌هایی که منجر به افزایش نرخ بازگشت سرمایه می‌شوند. این سیستم‌ها موارد متعددی مانند میزان زمان صرفه‌جویی شده در هر ساعت، میزان درصد بهبود در دقت یا کاهش خطاها و افزایش سرعت پردازش سفارشات را اندازه‌گیری می‌کنند و به کمک سایر عوامل آن‌ها را بهبود می‌دهند.
اصول مدیریت انبار
برای مدیریت انبار، نیاز به استفاده از یک سری اصول کاربردی خواهد بود که هر یک به نوعی در بهینه‌سازی فرآیند انبارداری و افزایش بازدهی بسیار مؤثر هستند. در ادامه به ذکر برخی از این موارد می‌پردازیم.
شفافیت در انبارداری
در انبارداری شفافیت بسیار اهمیت دارد. برای اینکه انبار شرکت بهترین کارایی را داشته باشد، باید در قدم اول بتواند همیشه در زمان کوتاهی نیاز مشتریان به کالاها را تأمین کند. پس مدیریت انبار باید همیشه به گونه‌ای باشد که خیلی سریع کمبود اقلام جبران شود. از طرف دیگر این شفافیت باید به کاهش تلاش‌ها و هزینه‌ها منجر شود.
یکی از نرم‌افزارهایی که در گذشته برای مدیریت انبار استفاده می‌شد، صفحات اکسل بود. اما امروزه این کار با سیستم‌های پیشرفته‌تر به همراه امکانات بیشتری انجام می‌شود. سیستم‌هایی که راه‌حل‌های آینده‌نگرتری را به تجارت‌ها ارائه می‌دهند و هر شرکت به کمک آن‌ها می‌تواند نیاز‌های انبار خود را به سادگی برطرف کند.
ایمنی در اطلاعات انبار
در یک مدیریت انبار حرفه‌ای، ایمنی و اعتبار داده‌ها نیز بسیار اهمیت دارند. از بین رفتن داده‌ها می‌تواند در جایی منجر به از دست دادن کالاهای موجود در انبار و یا بروز مشکلات جبران‌ناپذیر دیگر شود. علاوه بر استفاده از سیستم‌های کارآمد و جدید در مدیریت انبار، نیاز به بهره‌مندی از برخی اقدامات امنیتی دیگر مانند سیستم‌های ضد ویروس و پشتیبان‌گیر خواهید داشت تا بتوانند در حفظ اطلاعات انبار خود یا ورود افراد غیرمجاز به سیستم جلوگیری کنند.
شفافیت در انبارداری و ایمنی در انبار از جمله اصول مهم در مدیریت انبار به شمار می‌آیند.
بهینه‌سازی سریع فرآیند
سه گزینه در یک انبار وجود دارند که باید طوری مدیریت شوند تا بتوانند در هماهنگی با هم بهترین و بیشترین عملکرد را داشته باشند. کارکنان، تجهیزات و سیستم‌ها مواردی هستند که هر یک نیاز به مدیریت خاصی دارند. حتی یک اشتباه کوچک از سوی هر یک از این موارد می‌تواند بر تأمین سفارشات مشتریان تأثیر منفی زیادی داشته باشد. به همین دلیل به‌روز بودن اطلاعات انبارداری برای مدیریت هر چه بهتر در کنار استفاده از فضا به بهترین شکل ممکن در هماهنگ کردن سه گروه مؤثر در انبارداری بسیار اهمیت دارد.
آموزش کارکنان
پرسنل انبار از کارگر ساده گرفته تا افرادی که بخش‌های مدیریتی مختلف را بر عهده دارند، هر یک نقش سازنده‌ای در بهبود عملکرد انبار دارند. به همین دلیل این موضوع از اهمیت زیادی برخوردار است که هر یک از کارکنان در جایگاه شغلی که بر عهده دارند، به خوبی آموزش دیده باشند. افزایش مهارت کارکنان می‌تواند از بروز مشکلات احتمالی مانند خرابی، ازدحام و به هم ریختگی در انبار یا کمبود کالا جلوگیری کند.
استفاده از تجهیزات مناسب
به عنوان کسی که مدیریت انبار را بر عهده دارد، باید به صورت مداوم تجهیزات خود را به‌روز کنید و همیشه از دستگاه‌هایی استفاده کنید که بیشترین کارایی را برای لجستیک شما به دنبال دارند. بسته به اینکه انبار شما تا چه حد بزرگ باشد، استفاده از این تجهیزات هم متفاوت خواهد بود. برای مثال دستگاه‌هایی مانند لیفتراک برای جابه‌جایی کالاها در انبارهای بزرگ بسیار کاربردی هستند.
این دستگاه به راحتی می‌تواند هر گونه بار سنگین وزنی را در زمان کوتاهی جابه‌جا کند. نکته جالب در مورد این تجهیزات تنوع آن‌ها متناسب با کار شماست. زیرا هر کدام از نظر ظرفیت حمل بار، قیمت و میزان ارتفاع بالابر با نمونه دیگر متفاوت است. بنابراین بسته به بودجه و نیاز خود می‌توانید از دستگاه‌های مختص به خود استفاده کنید.
فناوری‌های مهم در مدیریت انبار
به عنوان کسب‌وکاری که قرار است بهترین عملکرد را در مدیریت انبار داشته باشد، استفاده از فناوری برای شما اهمیت بسیار زیادی دارد. برای اینکه بدانید هر فناوری چه تأثیری در بهبود عملکرد انبار دارد در ادامه به معرفی برخی از آن‌ها می‌پردازیم.
اینترنت اشیاء
اینترنت اشیاء به مدیریت عملیات انبار مانند دریافت، مدیریت موجودی، انجام سفارش، حملونقل و حسابداری کمک می‌کند. اینترنت اشیاء در لجستیک به غیر از ارائه خدمات مدیریت ناوگان، ذخیره‌سازی کالاها و مدیریت سطوح موجودی را نیز تسهیل می‌کند. این فناوری در یک اکوسیستم لجستیک، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا شفافیت واضحی در عملیات‌های مختلف خود داشته باشد و از سازماندهی یکپارچه موجودی حمایت بیشتری کند.
دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.از شرکت‌های بزرگی که از اینترنت اشیاء در جهت رشد انبارداری خود استفاده کرده‌اند، می‌توانیم به علی بابا یا آمازون اشاره کنیم. آن‌ها این کار را از طریق ربات‌ها و حسگرهای اینترنت اشیاء انجام داده‌اند. البته اینترنت اشیاء به عنوان یک فناوری نوظهور شناخته می‌شود. به همین دلیل است که هنوز از حداکثر کارایی آن استفاده نشده و بخش بزرگی از صنعت انبارداری همچنان به ارزش تجزیه‌وتحلیل قدرتمند این فناوری پی نبرده است. از اینترنت اشیاء می‌توان در موارد زیر استفاده کرد.
- اتوماسیون
- دارایی‌ها و موجودی‌ها
- دستگاه‌های پوشیدنی
- حملونقل
- تعمیر و نگهداری
هوش مصنوعی
این روزها از هوش مصنوعی در بخش‌های تجاری و غیرتجاری مختلفی استفاده می‌شود. این فناوری به ویژه در صنایع انبارداری در مقیاس وسیع مورد استفاده قرار می‌گیرد. هوش مصنوعی می‌تواند مشکلات مشتریان را بدون تعاملات انسانی رفع کند. به همین دلیل هزینه پشتیبانی از مشتریان بسیار کاهش پیدا می‌کند. از هوش مصنوعی همچنین می‌توان برای فعالیت‌های نیمه خودکار انبارداری هم استفاده کرد. این فناوری عملکرد خود را بر اساس الگوریتم‌های یادگیری ماشین و مدل‌های آماری و با کمک حجم زیادی از داده‌ها پردازش می‌کند.
رباتیک در مدیریت انبار
امروزه ربات‌ها در صنایع مختلف حرف اول را می‌زنند. از این ابزار می‌توان برای کاهش فرآیندهای دستی و بهره‌وری بیشتر استفاده کرد. زمانی که ربات‌ها در انبار به کار گرفته شوند، مدیریت و اتوماسیون انبار می‌تواند به طور مستقل و بدون کمک نیروی انسانی فعالیت کند. ربات‌ها توانایی انجام کار دقیق‌تر، کارآمدتر و منسجم‌تر را دارند و انجام کارهای کسل‌کننده و تکراری سایر پرسنل را بر عهده بگیرند.
در انبارداری نوین استفاده از رباتیک، اینترنت اشیاء و هوش مصنوعی بسیار اهمیت دارد.
خودروهای هدایت‌شونده
ماشین‌های قابل حمل خودکار، تجهیزات به‌روزی هستند که قابلیت حمل نیز دارند. این ماشین‌ها از طریق لیزرها، سیم‌ها یا آهن‌رباها کنترل و هدایت می‌شوند. از این فناوری در بخش‌های مختلف یک انبار مانند حمل مواد خام استفاده می‌شود. مزیت استفاده از این شیوه آن است که بدون نیاز به نیروی کار انسانی همراه با درصد خطای بالا، اپراتورها می‌توانند این دستگاه‌ها را به خوبی هدایت و مدیریت کنند.
فناوری‌های موبایلی
در مدیریت انبار استفاده از دستگاه‌های کوچک یا نمونه‌های موبایلی که به راحتی در هر مکانی قابل حمل هستند، اهمیت زیادی دارد. این دستگاه‌ها اطلاعات لازم را در هر نقطه‌ای ارسال و دریافت می‌کنند و باعث بهره‌وری هر چه بهتر فرآیندهای انبارداری می‌شوند.
صنعت بلاک‌چین
بلاک‌چین یکی دیگر از مواردی است که می‌تواند در مدیریت انبار بسیار مؤثر باشد. در اصل از این صنعت برای مدیریت هر چه بهتر داده‌ها استفاده می‌شود. رویکرد بلاک‌چین باعث می‌شود تا این فناوری به یک پلتفرم برای محافظت از داده‌ها و افزایش مسئولیت‌پذیری تبدیل شود. با کمک بلاک‌چین می‌توان ارتباطات را آسان کرد، شفافیت را افزایش داد و منجر به تقویت داده‌ها شد. البته فراموش نکنید که این صنعت بسیار ایمن است، به طوری که هک کردن آن کاری تقریباً غیرممکن خواهد بود. به همین دلیل است که در مدیریت انبار و ایمنی داده‌های آن نقش زیادی خواهد داشت.
جمع‌بندی
- انبار هر شرکتی از جمله مهم‌ترین بخش‌های لجستیک آن تجارت محسوب می‌شود.
- در برخی از مواقع مدیریت انبار با مدیریت موجودی به اشتباه گرفته می‌شود. اما می‌توان مدیریت موجودی را تنها یک بخش کوچک از انبارداری برشمرد.
- مدیریت انبار مجموعه‌ای از فعالیت‌های مختلف است که در نهایت به سازماندهی و افزایش بازدهی انبار منجر می‌شود.
- مدیریت انبار اصول مختص به خود را دارد. مواردی همچون ایمنی در انبار و ارائه گزارش از جمله این موارد هستند.
- اینترنت اشیاء، هوش مصنوعی و رباتیک از جمله فناوری‌های کاربردی در مدیریت انبار محسوب می شوند.
