شرکت‌های پستی مانند سایر کسب‌وکارها در کار خود با فرازونشیب‌های بسیاری مواجه می‌شوند. چالش های مدیریت سفارش یکی از اصلی‌ترین انواع چالش‌هایی است که برنامه کاری مدیران، کارکنان و حتی مشتریان را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. در این مقاله از مجله پادرو درباره مهم‌ترین چالش‌هایی صحبت می‌کنیم که هنگام مدیریت سفارش تجربه می‌شوند. در ادامه همراه ما باشید.
مدیریت سفارش در شرکت‌های پستی
شرکت‌های پستی روزانه صدها سفارش برای ارسال به گیرنده‌های مشخص دریافت می‌کنند که هر کدام ویژگی‌های مشخص و آدرس مجزایی دارند. در این شرایط وجود نرم‌افزار دقیق و کاربرپسند برای ثبت سفارش‌ها از جانب مشتریان و اجرای فرآیندهای اداری در شرکت‌های پستی نقش مهمی ایفا می‌کنند. نرم‌افزارها داشبوردی با امکانات مختلف در اختیار مشتریان قرار می‌دهند. مشتریان هم که عموماً فروشگاه‌های اینترنتی و اینستاگرامی هستند، با کمک این نرم‌افزارها سفارش‌های خود را ارسال خواهند کرد.
اما مدیریت سفارشات به محدوده نرم‌افزار ختم نمی‌شود. نیروهایی در شرکت‌های پستی مشغول به کار هستند که فرآیندهای تأیید و اجرای مراحل دیگر برای ارسال سفارشات را بر عهده دارند. تمام این افراد با عملکرد سازنده خود می‌توانند از بروز چالش های مدیریت سفارش جلوگیری کنند.
برای اینکه بهترین راهکارها برای رفع چالش های مدیریت سفارش را به کار ببندید، بهتر است با مهم‌ترین چالش‌ها که در ادامه معرفی می‌شوند، آشنا شوید.
چالش های مدیریت سفارش برای شرکت‌های پستی
همانطور که اشاره کردیم، مدیران، کارکنان واحدهای اداری و پیک‌ها در شرکت‌های پستی با چالش های مدیریت سفارش مواجه هستند. وقتی از نرم‌افزاری که به خوبی توسعه یافته استفاده شود، مشکلات اتوماسیونی به حداقل خود می‌رسند. اما عوامل دیگری وجود دارند که کیفیت عملکرد مدیران و کارکنان را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
چالش‌های ارسال سفارشات دریافت شده
آنچه باعث محبوبیت شرکت‌های پستی می‌شود، سرعت عمل کارکنان در تأیید و ثبت سفارش‌های دریافت شده در سامانه‌هاست. شرکت‌هایی که به تعداد کافی نیروهای اداری دارند، طبق برنامه زمان‌بندی شده به ثبت سفارش‌ها و انجام مراحل بعدی ارسال سفارشات می‌پردازند. اما تمام کارها درون واحدهای اداری شرکت‌های پستی انجام نمی‌شوند. بخش بسیار مهم کار این کسب‌وکارها بر عهده پیک‌ها قرار دارد. به همین دلیل چالش های مدیریت سفارش به عملکرد این گروه از کارکنان نیز وابسته است. اما چه چالشی عمدتاً پیش روی آنهاست؟
در پاسخ باید بگوییم که ترافیک مهم‌ترین مشکلی است که پیک‌ها یا همان کارکنان مسئول حمل‌ونقل بسته‌های پستی و اجرای مراحل (Last-mile Delivery) با آن مواجه هستند. در حقیقت، ترافیک موضوعی مهمی محسوب می‌شود که پیک‌ها به خصوص در شهرهای بزرگ با آن برخورد می‌کنند.
راهکار پیشنهادی
راهکار مناسب برای رفع چالش های مدیریت سفارش که پیک‌ها با آن روبه‌رو می‌شوند، برنامه‌ریزی است. به این معنی که بر اساس شناخت خود از زمان ترافیک در هر موقعیت مکانی، ارسال بسته‌های پستی محله‌های نزدیک به هم را در زمانی که ترافیک به حداقل مقدار خود می‌رسد، انجام دهند.
چالش های مدیریت سفارش برای پیک‌های تازه کار
شرکت‌های پستی برای پاسخگویی به حجم زیاد سفارش‌های دریافت شده پیک‌های جدید استخدام می‌کنند. آموزش دادن پیک‌ها می‌تواند کار زمان‌بری باشد. در ضمن، کسب تجربه مرتبط با امور مختلف زمانی را به خود اختصاص خواهد داد. در این مدت زمان مدیریت سفارش با چالش‌های کم و بیشی مواجه خواهد شد. برای مثال تأخیر در تحویل دادن سفارشات به گیرندگان از مشکلات مرتبط با پیک‌های تازه‌کار به حساب می‌آید. اما اگر عملکرد پیک‌ها درست باشد، این مشکلات به مرور زمان رفع می‌شوند.
چالش های مدیریت سفارش در شرکت‌های پستی بیشتر در حیطه مدیریت زمان است که ترافیک و فعالیت نیروهای تازه‌کار باعث به وجود آمدن آن چالش‌ها می‌شوند.
چالش های مدیریت سفارش برای فروشگاه‌ها
پس از طراحی سایت های فروشگاهی، مدیریت سفارشات یکی از چالش‌هاست. علاوه بر شرکت‌های پستی، مشتریان که عمدتاً فروشگاه‌های اینترنتی و اینستاگرامی هستند، با چالش‌هایی روبه‌رو می‌شوند. این چالش های مدیریت سفارش هنگامی رخ می‌دهند که مشتریان با تأخیر در عملکرد شرکت‌های پستی و هزینه‌های زیاد آنها مواجه می‌شوند. در ادامه به توضیح بیشتر این دو مشکل اساس خواهیم پرداخت.
اگر می‌خواهید به خبرنامه رایگان پادروکلاب دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.
تأخیر در عملکرد مدیریت سفارش
هنگامی که شرکت‌های پستی با حجم زیادی از سفارشات مواجه می‌شود، چالش دیگری را تجربه خواهند کرد و آن پاسخگویی سریع و به موقع به مشتریان است. در این حالت تعداد کم کارکنانی که مسئول تأیید سفارشات هستند، مشکل‌ساز خواهد شد. در نتیجه این مسئله، باقی مراحل ارسال سفارشات با تأخیر صورت می‌گیرد. همین امر باعث می‌شود که مشتریان یکی از چالش های مدیریت سفارش را به طور متمادی تجربه کنند و ناراضی باشند.
پرهزینه بودن خدمات برخی از شرکت‌های پستی
یکی دیگر از چالش های مدیریت سفارش که باعث نارضایتی مشتریان شرکت‌های پستی می‌شود، گران بودن هزینه خدمات برخی از شرکت‌های پستی است. در واقع شرکت‌های پستی موفق در دو گروه اصلی قرار می‌گیرند. دسته اول آنهایی هستند که خدمات باکیفیت و در عین حال مقرون‌به‌صرفه و اقتصادی ارائه می‌دهند. اما دسته دوم خدمات خود را با ضمانت خیلی بیشتر، کیفیت بالاتر و گران‌تر ارائه می‌دهند. این موضوع باعث شده که فروشگاه‌هایی که تازه کار خود را آغاز کرده‌اند یا آنهایی که کسب‌وکار کوچکی هستند، مانند خرده‌فروش‌ها و فروشگاه‌های اینستاگرامی کوچک به سمت شرکت‌هایی گرایش داشته باشند که مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند.
راهکار مناسب برای شرکت‌های پستی در ایران
پادروپین یکی از ابزارهای هوشمند ایرانی برای ارسال سفارشات فروشگاه‌های اینترنتی کوچک و بزرگ به حساب می‌آید که با ارائه پلتفرمی به کسب‌وکارهای آنلاین، نه تنها امکان مقایسه و انتخاب خدمات پستی باکیفیت و اقتصادی را برای فروشگاه‌ها فراهم می‌کند، بلکه ابزار کارآمدی برای ارائه خدمات متنوع توسط شرکت‌های پستی محسوب می‌شود. با این راهکار می‌توان چالش های مدیریت سفارش را که پیش روی فروشگاه‌های آنلاین و شرکت‌های پستی قرار دارند، کاهش داد.
به کمک پادروپین شما به خدمات پستی شرکت‌های مختلف از جمله پست جمهوری اسلامی، شرکت پستی اکوپیک، شرکت پستی ندکس و… دسترسی دارید و به راحتی می‌توانید خدمات یکی از این شرکت‌ها را برای ارسال سفارشات خود انتخاب کنید.
جمع‌بندی
- چالش های مدیریت سفارش یکی از اصلی‌ترین انواع چالش‌هایی است که برنامه کاری مدیران، کارکنان و حتی مشتریان را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.
- شرکت‌هایی که به تعداد کافی نیروهای اداری دارند، طبق برنامه زمان‌بندی شده به ثبت سفارش‌ها و انجام مراحل بعدی ارسال سفارشات می‌پردازند.
- ترافیک مهم‌ترین مشکلی است که پیک‌ها یا همان کارکنان مسئول حمل‌ونقل بسته‌های پستی و اجرای مراحل (Last-mile Delivery) با آن مواجه هستند.
- پیک‌ها می‌توانند بر اساس شناخت خود از زمان ترافیک در هر موقعیت مکانی، ارسال بسته‌های پستی محله‌های نزدیک به هم را در زمانی که ترافیک به حداقل مقدار خود می‌رسد، انجام دهند.
- چالش های مدیریت سفارش هنگامی رخ می‌دهند که مشتریان با تأخیر در عملکرد شرکت‌های پستی و هزینه‌های زیاد آنها مواجه می‌شوند.
منبع: