تقریباً تمام مدیران لجستیک و فروشگاه‌های بزرگ و کوچک در طول کار خود با مشکلات تامین موجودی مواجه شده‌اند. اما شناخت کافی از مشکلات پیش رو و همچنین استفاده از راهکارهای مناسب به مدیران موفق کمک کرده است تا بتوانند موجودی انبارهای خود را به موقع تأمین کنند. در این مقاله از وبلاگ پادرو شما را با مشکلات عمده در تأمین موجودی آشنا خواهیم کرد و پس از آن راهکارهایی را ارائه می‌دهیم که به واسطه آن بتوانید کارآمدترین استراتژی را به کار ببندید.
موجودی چیست؟
موجودی در کسب‌وکار، به تمام کالاهایی اشاره دارد که یک شرکت تولید کرده و در هر زمان معین برای خدمت‌رسانی مشتریان از آنها استفاده میکند. موجودی معمولاً به مواد اولیه و کالاهای فیزیکی خطاب می‌شود. هرچند می‌توان خدمات شرکت‌ها را نیز به عنوان بخشی از موجودی آنها در نظر گرفت. معمولاً موجودی (محصولات و خدمات) بزرگ‌ترین دارایی یک شرکت به حساب می‌آید یا نوعی دارایی است که انتظار می‌رود در طول سال به فروش برسد. بنابراین برای مدیران مهم است که این موجودی همیشه پاسخگوی تقاضای مشتریان باشد.
فرآیند تأمین موجودی چیست؟
برای اینکه بتوان مشکلات تامین موجودی را رفع کرد، باید از فرآیند تأمین موجودی اطلاعات کافی داشت. پس بهتر است نگاهی کوتاه به جریان تأمین موجودی داشته باشیم.
1- خرید
فرآیند تأمین موجودی با خرید مواد اولیه برای تولید محصولات یا تأمین کالاهای مشتریان (کسب‌وکارها و افراد) شروع می‌شود. فرآیند بر اساس اولویت‌های مختلف انجام می‌شود و تأمین موجودی کالاهای مختلف را نیز اولویت‌بندی میکند. جالب است بدانید که مشکلات تامین موجودی کسب‌وکارها گاهی در همین ابتدای راه دیده میشوند. بنابراین در نظر گرفتن عوامل مختلف اقتصادی، اجتماعی و بازرگانی در این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است.
2- ذخیره‌سازی
دومین مرحله تأمین موجودی کالاها و مواد اولیه انبارهای لجستیک یا فروشگاه‌ها، ذخیره‌سازی نام دارد. این فرآیند باید در انبارهایی با فضای کافی انجام شود. به این ترتیب می‌توان بدون هیچ دردسری تعدادی کافی از کالاهای مختلف را در انبارها ذخیره کرد. وجود فضای کافی برای ذخیره‌سازی موجودی به مدیران و کارکنان انبارها اجازه می‌دهد که کالاهای مورد نظر را به درستی سازماندهی کرده و در صورت لزوم بازیابی کنند. شاید برای شما هم این نکته جالب باشد که بخشی از مشکلات تامین موجودی به خاطر فضای ناکافی سر راه مدیران و کارکنان قرار می‌گیرند.
3- استفاده
سومین مرحله از فرآیند تأمین موجودی به بخشی مربوط می‌شود که کارکنان باید مواد اولیه و کالاها را از انبارها گردآوری کنند. سپس باید آنها را برای مشتریان خود ارسال نمایند. مواد اولیه به کسب‌وکارهایی تحویل داده میشوند که قصد تولید کالاهای مورد نظر خود را دارند. اما مشتریان دیگر هم سفارش‌های خود را دریافت خواهند کرد. در این مرحله هم مشکلات تامین موجودی به شکل‌های مختلف وجود دارند که در ادامه به طور دقیق‌تر به آنها می‌پردازیم.
4- ردیابی
تمام کسب‌وکارهایی که به تأمین موجودی انبار خود اقدام می‌کنند، باید از سیستم‌ها و نرم‌افزارهایی استفاده کنند که مسیر حمل‌ونقل کالاها و مواد اولیه را از مبدأ تا مقصد ردیابی کنند. ناگفته نماند که چالش‌های پیش روی انبارداری آنلاین می‌توانند در پررنگ‌تر کردن مشکلات تامین موجودی نقش مهمی ایفا کنند.
فرآیند تأمین موجودی شامل 6 مرحله خرید، ذخیره‌سازی، استفاده، ردیابی، درخواست مجدد و پیش‌بینی است. چالش‌های هر کدام باعث بروز مشکلات تامین موجودی میشوند.
5- درخواست مجدد
اگر فرآیندهای لجستیک بهینه‌سازی شده و به خوبی تحت مدیریت باشند، مشتریان زیادی کالاها و مواد اولیه مورد نیاز خود را مجدداً درخواست خواهند کرد. به همین دلیل درخواست مجدد (Reorder) یک مرحله مهم از تأمین موجودی به حساب می‌آید.
6- پیش‌بینی
آخرین مرحله از فرآیند تأمین موجودی، پیش‌بینی کردن میزان موجودی مورد نیاز در آینده است. این موضوع به سفارشات مشتریان بستگی دارد. بر خلاف مراحل قبلی که واکنشی هستند، پیش‌بینی روشی فعال است که از داده‌های تاریخی برای تخمین نوسانات آینده تقاضا استفاده میکند. این به مدیریت اجازه می‌دهد تا سهام را زودتر سفارش دهد و در مقابل رویدادهای غیرمنتظره تصمیم مناسبی بگیرد.
اگر می‌خواهید به خبرنامه رایگان پادروکلاب دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.
12 مشکل رایج در مدیریت موجودی زنجیره تامین
مدیریت موجودی کاری دلهره‌آوری است. فرآیند و نتایج بر هر جنبه‌ای از کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد. برای اینکه با چالش‌ها و مشکلات تامین موجودی و مدیریت آنها آشنایی بیشتری داشته باشید، در اینجا چندین چالش متداول مدیریت موجودی مطرح شده است که باید در زنجیره تأمین خود مراقب آنها باشید.
1- ردیابی ناسازگار
استفاده از روش‌های دستی از نرم‌افزارها و دیتابیس‌ها برای ردیابی موجودی انبار کاری زمان‌بر و اضافی است که اطلاعات را در برابر خطاهای احتمالی آسیب‌پذیر میکند. این موضوع به عنوان یکی از مشکلات تامین موجودی به حساب می‌آید.
2- کارایی انبار و مشکلات تامین موجودی
یکی دیگر از مشکلات تامین موجودی به علت ناکارآمدی انبارهاست. کنترل‌های مدیریت موجودی در انبار کاری فشرده است و شامل مراحل مختلفی از جمله دریافت و تحویل، چیدن، بسته‌بندی و حمل‌ونقل خواهد بود. در این صورت حتی اگر مراحل خرید و تأمین کالا یا مواد اولیه به درستی صورت بگیرد، انجام مراحل بعدی با مشکلات زیادی مواجه می‌شود.
3- داده‌های نادرست
برای اینکه مشکلات تامین موجودی که با درخواست مجدد و پیش‌بینی تقاضاهای مشتریان در ارتباط است، برای شما رخ ندهند، باید با کمک انبارداری آنلاین در جریان میزان موجودی انبارهای خود باشید. داده‌های نادرست شما را در تأمین کالاها، مواجه با مشکلات اقتصادی و اجتماعی همچون تحریم‌ها و پیش‌بینی درست به دردسر می‌اندازد.
4- تغییر تقاضا و مشکلات تامین موجودی
تقاضای مشتری دائماً در حال تغییر است. ذخیره‌سازی بیش از حد منجر به منسوخ شدن موجودی کالاهایی می‌شود که قادر به فروش آنها نیستید. در حالی که ذخیره کمتر از حد تقاضای مشتریان مانع از تأمین به‌موقع سفارشات مشتریان خواهد شد.
5- دید محدود
هنگامی که فضای انبار برای ذخیره‌سازی کافی نباشد موجودی شما به سختی قابل شناسایی است یا در انبار پیدا نمی‌شود. این موضوع یکی از مشکلات تامین موجودی است که با فقدان موجودی انبارها همراه خواهد بود و در نهایت منجر به ارسال ناقص و نادرست یا تأخیر در ارسال سفارشات می‌شود.
6- مستندسازی دستی
اگرچه در مدیریت سنتی، ثبت و مستندسازی دستی موجودی امری رایج بوده است اما اکنون که نرم‌افزارهای آنلاین روی کار آمده‌‌اند، مدیریت داده‌ها با کاغذبازی و فرآیندهای دستی خسته‌کننده، کاری ایمن نیست. به این ترتیب، مدیرانی که همچنان از سیستم مستندسازی دستی استفاده می‌کنند با مشکلات تامین موجودی مواجه میشوند. این در حالی است که فقدان نیروهای متخصص در بروز و عمیق‌تر کردن چنین مشکلاتی نقش مهمی بازی میکند.
7- مشکل مربوط به موجودی
مشکلات تامین موجودی با فضای انبارها برای ذخیره‌سازی کالاها و مواد اولیه نیز مرتبط است. نبود برنامه‌های تخصصی باعث افزایش تعداد انبارهای آسیب‌دیده شده است. علاوه بر این، عدم دسترسی به برنامه‌های کافی و دقیق بر تداوم این مشکلات تامین موجودی پافشاری کرده و رفع آنها را دشوار میکند.
زنجیره تأمین پیچیدگی‌هایی دارد که با دستی بودن برخی فرآیندها و وجود داده‌های ناکافی باعث بروز مشکلات تامین موجودی می‌شود.
8- پیچیدگی زنجیره تأمین و مشکلات تامین موجودی
زنجیره‌های تأمین جهانی روزانه تغییر می‌کنند و باری را بر دوش برنامه‌ریزی و مدیریت موجودی کسب‌وکارها می‌گذارند. این تغییرات دائمی باعث بروز مشکلات تامین موجودی نیز خواهند شد. تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان عمده‌فروشی که ارسال موجودی شما را برعهده دارند به علت این پیچیدگی‌ها با مسائلی مواجه میشوند که بر مشکلات تامین موجودی می‌افزایند.
9- مدیریت فضای انبار
همانطور که گفتیم دومین مرحله از فرآیند تأمین موجودی، آماده کردن فضای ذخیره کردن کالاها و مواد اولیه است. مدیریت کارآمد فضا کاری ترسناک است. برنامه‌ریزی و طراحی فضاهای انبار با پلتفرم‌های مدیریت موجودی به شما کمک می‌کنند تا زمان تحویل انبارهای جدید را بهتر کنترل کنید. اما اگر این مدیریت به درستی انجام نشود، با مشکلات تامین موجودی و بازیابی و ارسال سریع سفارشات مواجه خواهید شد.
10- مدیریت سفارش ناکافی
یکی از رایج‌ترین چالش‌ها برای مدیریت صحیح موجودی، جلوگیری از فروش بیش از حد محصولات و تمام شدن موجودی است. نادیده گرفتن داده‌های تاریخی و فصلی می‌تواند پیش‌بینی دقیق سفارشات مشتریان را برای شما دشوار سازد.
11- افزایش رقابت
زنجیره‌های عرضه جهانی در معرض تغییرات اقتصادی غیرقابل پیش‌بینی و محرک‌های فعال در بازار هستند که بر رقابت برای مواد خام تأثیر می‌گذارند. کسب‌وکارهای کوچک گاهی اوقات با انتخاب بین رقابت درباره مواد پرتقاضا یا نگهداری موجودی کافی برای کنترل هزینه‌ها مواجه میشوند که این خود چالشی غیرقابل انکار است.
12- برنامه‌ریزی ضعیف تولید
برنامه‌ریزی تولید برای جلوگیری از تأخیر در تولید و افزایش هزینه‌ها امری حیاتی است. اگر به خوبی انجام نشود، می‌تواند بر پیش‌بینی فروش و برنامه‌ریزی پروژه تأثیر منفی بگذارد. هرچند برنامه‌ریزی نامناسب باعث نامتعادل بودن سبد محصولات و یا انباشت بیش از حد کالاها در انبارها خواهد شد.
تامین موجودی برای فروشگاه
علاوه بر شرکت‌های لجستیکی، فروشگاه‌های مختلف که کار فروش محصولات به مشتریان را بر عهده دارند، گاهی با مشکلات تامین موجودی فروشگاه خود مواجه میشوند. این احتمال وجود دارد خط تولید کالاهایی متوقف شود و آن هم به دلیل مشکلاتی است که تأمین‌کنندگان مواد اولیه به بار آورده‌اند. حتی تحریم‌های حاکم بر برخی کشورها، مشکلات تامین موجودی را بیشتر خواهند کرد. در نتیجه حتی اگر اینفلوئنسرهای اینستاگرام یا سایر شبکه‌های اجتماعی هم کاربران این پلتفرم‌ها را به خرید تشویق کنند و میزان تقاضا افزایش یابد، باز هم فروشگاه‌ها نمی‌توانند مشکلات تامین موجودی را به آسانی رفع کنند.
فروشگاه‌ها نیز مانند شرکت‌های لجستیک با مشکلات تامین موجودی مواجه میشوند. این مشکلات با توقف خط تولید، ناهماهنگی عرضه و تقاضا و حتی مشکلات تحریم‌ها در ارتباط هستند.
10 راهکار کلیدی برای رفع مشکلات تامین موجودی
اگر نگاهی به مشکلات مدیریت موجودی در زنجیره تأمین بیندازید یا کمی بر مشکلات فروشگاه‌ها در تأمین موجودی سفارشات مشتریان تمرکز کنید، متوجه نکته‌ای خواهید شد. آن هم این است که همه این مشکلات اشتراکاتی دارند و با استفاده درست از راهکارها قابل رفع هستند.
1- متمرکز کردن ردیابی
استفاده از نرم‌افزارهای به‌روزرسانی شده، امکانات فضای ابری و تهیه نسخه پشتیبان (Backup) اطلاعات، امکان ردیابی دائمی و دقیق مرسولات را فراهم میکند.
2- کارایی شفاف
گردش موجودی، رضایت مشتری و سرعت پردازش سفارشات را اندازه‌گیری کرده و گزارش دهید. این موضوع در استفاده از نیروهای متخصص و کاربلد، یافتن اطلاعات نادرست و رفع ایراداتشان و همچنین پیش‌بینی موجودی تأثیرگذار خواهد بود.
3- حسابرسی سهام‌ها
کار دیگری که مشکلات موجودی انبار را رفع خواهد کرد، اجرای فرآیند حسابرسی سهام‌هاست. این کار در یافتن اطلاعات نادرست و بررسی میزان موجودی، هماهنگی عرضه و تقاضا و تأمین به‌موقع موجودی تأثیر دارد.
4- پیش‌بینی میزان تقاضا
مرحله آخر فرآیند تأمین موجودی به پیش‌بینی وابسته است که در پاسخگویی به نیاز مشتریان موفق خواهد بود. شما با آنلاین کردن مراحل مختلف و برنامه‌ریزی دقیق برای تولید می‌توانید پیش‌بینی درستی از تقاضاها داشته باشید.
5- افزایش صحت اطلاعات
افزودن عکس از کالاها و موجودی انبار، در تخمین فضای انبار، سلامت کالاها و مواد اولیه و همچنین افزایش اعتماد مشتریان مفید خواهند بود. برای این منظور باید از ابزارهای کارآمد در تمام واحدها استفاده کنید تا مشکلات تامین موجودی به راحتی حل شوند.
6- آنلاین کردن فرآیندهای انبارداری
شما با آنلاین کردن تمام مراحل می‌توانید مشکلات ناشی از کارهای دستی را رفع کنید. این نکته در برنامه‌ریزی تولید و یافتن تأمین‌کنندگان (با وجود تحریم‌ها و یا عدم دسترسی به مواد اولیه خط تولید محصولات فروشگاه‌ها) مؤثر خواهد بود.
7- کنترل ممانعتی
برخی از مشکلات تامین موجودی با کنترل و مدیریت دقیق‌تر ابعاد مختلف تأمین موجودی همراه خواهند بود. با این استراتژی‌ها مانع از بروز مشکلات شدیدتر خواهید شد. در نتیجه مدیریت واحدهای مختلف که برای تأمین موجودی کار می‌کنند، بهتر می‌شود.
8- ارزیابی میزان خدمات
شما باید نظارت دقیق‌تری درباره اطلاعات تأمین‌کنندگان، مشکلات حمل‌ونقل و همچنین آسیب‌ها و گم شدن کالاها داشته باشید. نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف در این زمینه نقش مهمی بازی می‌کنند.
9- بهینه‌سازی فضا
با بهینه‌سازی فضا می‌توانید به تعداد لازم کالا و مواد اولیه تأمین کنید. در ضمن، در دریافت درخواست‌های مجدد هم مشکلی نخواهید داشت. حتی اگر مگااینفلوئنسرها موجب افزایش چند برابری تقاضاها شوند، شما بدون دردسر به مشتریان پاسخ خواهید داد.
10- خودکارسازی فرآیند درخواست مجدد
با کمک سیستم‌های اتوماسیون می‌توانید علاوه بر نظارت کامل، درخواست مجدد کالاها و مواد اولیه را نیز خودکار کنید. این باعث می‌شود که سازماندهی موجودی انبار هم با موفقیت انجام شود. در نتیجه درخواست‌ها به موقع پاسخ داده میشوند.
استفاده به موقع از ابزارها و مدیریت امور مختلف در رفع مشکلات تامین موجودی مؤثر هستند.
جمع‌بندی
- برای اینکه بتوان مشکلات تامین موجودی را رفع کرد، باید از فرآیند تأمین موجودی اطلاعات کافی داشت.
- فرآیند تأمین موجودی شامل 6 مرحله خرید، ذخیره‌سازی، استفاده، ردیابی، درخواست مجدد و پیش‌بینی است.
- چالش‌های هر کدام از مراحل تأمین موجودی باعث بروز مشکلاتی میشوند.
- فروشگاه‌ها نیز مانند شرکت‌های لجستیک با مشکلات تامین موجودی مواجه میشوند.
- این مشکلات با توقف خط تولید، ناهماهنگی عرضه و تقاضا و حتی مشکلات تحریم‌ها در ارتباط هستند.