هر وضعیتی برای این که بهبود پیدا کند باید شرایط و نکاتی در آن ارزیابی و بررسی شود. شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک که به آن (KPI) نیز گفته می‌شود برای بهبود و استفاده حداکثری از لجستیک به وجود آمده است. بسیاری از مجموعه‌ها برای افزایش بهره‌وری و بهبود وضعیت و فرایندهای لجستیکی از (KPI) استفاده می‌کنند. در این مطلب از پادرو قصد داریم در خصوص شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک و نکات مربوط به آن مطالبی را بیان کنیم. تا انتها با ما همراه باشید.
شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک چیست؟
شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک در حقیقت مقادیری است که میتوان آن‌ها را اندازه‌گیری کرد، موردبررسی قرار داد و با انجام روش‌هایی بهبود بخشید. با بررسی (KPI) که مخفف عبارت (Key Performa Indnceicator) است، میتوان متوجه شد که یک مجموعه لجستیکی تا چه میزان به اهداف خود دست پیدا کرده است و کدام بخش‌ها نیاز به بهبود و تقویت دارد. باید بدانید که (KPI) به طور کلی به چند سطح مختلف تقسیم‌بندی می‌شود. مهم‌ترین دسته‌های این بخش عبارتند از:
1- (KPI) سطح بالا
(KPI) سطح بالا معمولاً به عملکرد کلی مجموعه لجستیکی اشاره دارد. میزان توانایی کل مجموعه و شرایط موجود در مجموعه از جمله مواردی هستند که در شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک سطح بالا موردبررسی قرار می‌گیرند.
2- (KPI) سطح پایین
(KPI) سطح پایین معمولاً به شاخص کلیدی عملکرد به قسمت‌های مختلف مجموعه لجستیکی اشاره دارد. قسمت‌هایی مانند منابع انسانی، حمل‌ونقل و موارد مشابه دیگر را در این بخش قرار می‌دهند و آن‌ها را بررسی می‌کنند.
شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک برای بهبود و استفاده حداکثری از لجستیک به وجود آمده است و توجه به آن میتوان در بهبود کار نقش داشته باشد.
هدف شاخص کلیدی عملکرد
هدف کلی شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک، بهبود شرایط کسب‌وکار است. برای این که بتوان این کار را به درستی انجام داد، باید اهداف سازمانی را شناخت و با توجه به امکانات و اصول اولیه برای بهبود بهره‌وری برنامه‌ریزی کرد. برنامه‌ریزی برای بهبود شرایط باید در چندین مرحله انجام شود و بنا به باز خورد هر مرحله، مرحله بعد تعیین و مشخص شود. باید بدانید که اگر در تشخیص و برنامه‌ریزی برای هدف اشتباه داشته باشید، تنها وقت، انرژی و منابع را هدر داده‌اید. زیرا مجموعه در حال حرکت به سمت هدفی است که ارزش چندانی برای کل سازمان ندارد یا نمی‌تواند تأثیر مفید و مثبت خوبی را ایجاد کند.
چگونه شاخص کلیدی عملکرد را تعیین کنیم؟
باید بدانید که برای این که بتوانید یک (KPI) مناسب برای یک مجموعه لجستیکی یا سایر مجموعه‌ها ایجاد کنید باید به بسیاری موارد توجه کنید. همان‌طور که در بخش قبل به آن اشاره کردیم، مهم‌ترین نکته در انتخاب و تعیین شاخص کلیدی عملکرد، هدف است. بهتر است در هنگام تعیین شاخص کلیدی عملکرد، به سؤالات زیر به درستی جواب دهید تا مسیر برای شما روشن‌تر باشد.
- نتیجه دلخواه مجموعه چیست؟
- چرا این نتیجه اهمیت دارد؟
- چگونه میتوان پیشرفت را سنجید؟
- چگونه میتوان نتیجه را بهبود بخشید؟
- چه اشخاصی مسئول به دست آوردن نتایج بهتر هستند؟
- چگونه باید بررسی کرد که به نتیجه رسیده‌اید یا خیر؟
- در چه بازه‌های زمانی‌ای پیشرفت را باید بررسی کرد؟
پس از این که به این سؤالات پاسخ دادید باید بررسی کنید که اکنون شاخص کلیدی عملکردی که انتخاب کرده‌اید مناسب و کاربردی است یا توان لازم برای اجرای آن را ندارید. برای این که بتوانید این نکات را بسنجید باید به موارد زیر توجه داشته باشید.
- اهداف کسب‌وکار را بررسی کنید.
- عملکرد فعلی مجموعه را ارزیابی و تحلیل کنید.
- اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت داشته باشید.
- اهداف را به صورت مناسب به اطلاع سایر افراد مشغول در مجموعه برسانید.
- میزان پیشرفت را در بازه‌های زمانی مشخص بررسی کنید و نکات لازم را در شاخص کلیدی عملکرد تغییر دهید.
قبل از این که شاخص کلیدی عملکرد را تعیین کنید باید به سوالاتی مانند نتیجه دلخواه، نحوه سنجش، بازه‌های زمانی بررسی و برخی موارد دیگر پاسخ داد.
معیارهای مهم برای طراحی شاخص کلیدی عملکرد
در کنار تمام موارد گفته شده در پاراگراف‌های بالا، در هنگام تعیین و طراحی شاخص کلیدی عملکرد باید به برخی موارد و معیارها توجه داشته باشید. عدم توجه به این معیارها می‌تواند تمام کارهای شما را بی‌اثر یا کم‌اثر کند. این معیارها عبارتند از:
- شاخص کلیدی عملکرد واقع‌گرایانه باشد.
- این شاخص مبتنی بر حدس و گمان نباشد.
- تمرکز آن بر بهبود عملکرد باشد.
- درک آن ساده باشد.
- بخش‌های متفاوت آن به وضوح تعریف شده باشد.
- هدف ثابت باشد.
- هدف با گذشت زمان اهمیت خود را از دست ندهد.
- دقیق و منظم باشد.
شاخص کلیدی عملکرد باید واقع‌گرایانه باشد و در آن از حدس و گمان استفاده نشده باشد.
11 معیار شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک
پس از این که تمام موارد مربوط به طراحی و تعیین شاخص کلیدی عملکرد را با هم مرور کردیم، نوبت به بررسی 11 معیار شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک می‌رسد. این موارد به شرح زیر است.
1- زمان ارسال سفارش (Shipping Time)
اولین معیاری که در شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک باید به آن توجه کرد، زمان ارسال سفارش است. شما برای سنجیدن این معیار باید نسبت تعداد سفارشاتی که به شما داده شده‌اند را اندازه‌گیری کنید. پس از آن بررسی کنید که چه تعداد سفارش به موقع، زودتر یا دیرتر برای مشتری ارسال شده‌اند. با تقسیم تعداد سفارش‌هایی که در زمان‌های متفاوت برای مشتری ارسال شده‌اند نسبت به کل سفارشات می‌توانید عملکرد مجموعه در این بخش را محاسبه کنید و برای بهبود آن تلاش کنید.
باید بدانید که اگر از زمان سفارش دادن مشتری تا زمانی که قصد دارید آن را برای او ارسال کنید، فاصله زیادی باشد، در روند کسب‌وکار اختلال ایجاد می‌کند و می‌تواند بر میزان سفارش‌های که دریافت می‌کنید تأثیر داشته باشد. به همین دلیل باید به این معیار توجه ویژه‌ای داشت.
2- دقت سفارش (Order Accuracy)
یکی دیگر از معیارهای مهم در شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک، دقت سفارش است. دقت سفارش‌ها را باید در موارد متفاوتی بررسی کنید. زمان ارسال، زمان تحویل، سلامت کالا، تعداد درست و برخی موارد دیگر از جمله معیارهایی است که در این بخش باید به آن توجه کنید. تعداد هر کدام از این موارد را بر تعداد کل سفارش‌ها تقسیم کنید تا معیاری برای ارزیابی داشته باشید.
توجه به این معیار باعث می‌شود تا میزان برگشتی کالا به دلیل خرابی یا اشتباه در تعداد، ارسال کالا در تعداد زیادتر از سفارش مشتری و موارد دیگر کاهش یابد. این کار می‌تواند در کاهش پول‌هایی که مجموعه از دست می‌دهد، بسیار تأثیرگذار باشد.
3- زمان تحویل (Delivery Time)
سومین معیاری که باید در شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک بررسی کرد، زمان تحویل کالاست. برای بررسی این معیار باید بدانید که چه تعداد از سفارش‌ها در زمان تعیین شده، زودتر و دیرتر از آن به دست مشتری رسیده است. تقسیم هر کدام از این موارد بر تعداد کل سفارش‌ها می‌تواند مرجعی برای اندازه‌گیری عملکرد در این بخش باشد.
دقیق‌تر کردن زمان سفارش‌ها باعث می‌شود تا مشتریان با راحتی و آرامش بیشتری اقدام به استفاده از مجموعه شما کنند، زیرا می‌دانند که در چه زمانی محصولاتشان به دستشان می‌رسد و می‌توانند برای دریافت آن برنامه‌ریزی داشته باشند.
4- هزینه ارسال سفارش (Transportation Costs)
برای این که بتوانید بهره‌وری مجموعه را بالا ببرید، باید به هزینه ارسال سفارش‌ها نیز توجه داشته باشید. باید مشخص کنید که هر سفارش چه میزان هزینه‌ای برای رسیدن به دست مشتری دربردارد. توجه به این هزینه‌ها و بررسی آن‌ها می‌تواند در کاهش کلی هزینه‌های مجموعه تأثیر مستقیم داشته باشد. موارد مهمی که در تعیین هزینه ارسال سفارش باید به آن توجه شود عبارتند از:
- هزینه پردازش سفارش
- امور اداری
- جابه‌جایی کالا
- انبارداری
- حمل‌ونقل
پس از این که تمام موارد فوق را بررسی کردید، می‌توانید هزینه‌های کلی را ارزیابی کنید و با تقسیم آن بر تعداد کل سفارش‌ها معیاری برای اندازه‌گیری به دست آورید. با بررسی این معیار می‌توانید متوجه شوید که هزینه‌های مجموعه تا چه میزان افزایش یا کاهش یافته است. کاهش هزینه‌های ارسال بار می‌تواند در سود مجموعه تأثیر مناسبی داشته باشد.
بیشتر بخوانید: دراپ شیپینگ
5- ارزیابی عملکرد انبار (Warehousing Costs)
یکی از مواردی که در بخش قبل به آن اشاره کردیم، هزینه‌های مربوط به انبارداری کالاهاست. باید بدانید که انبارداری در حقیقت مدیریت فضا و زمان به صورت توأمان است. به همین دلیل باید توجه ویژه‌ای به آن کرد. هزینه‌های انبارداری از بخش‌های متفاوتی تشکیل شده است که از مهم‌ترین آن‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- هزینه تجهیزات
- هزینه ذخیره و بارگیری کالا
- نیروی انسانی
- استهلاک
- خواب سرمایه
البته باید بدانید که تعیین هزینه‌های انبارداری معمولاً کار ساده‌ای نیست و نیاز به کمک یک متخصص دارید. اما تعیین این هزینه‌ها و بررسی روش‌های کاهش آن می‌تواند باعث دستیابی مجموعه به سود بیشتر شود.
6- میزان حمل‌ونقل (Number Of Shipments)
یکی دیگر از مواردی که در شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک تأثیر می‌گذارد، میزان و تعداد حمل‌ونقل است. همان‌طور که می‌دانید علاوه کار ارسال بسته و کالا به صورت ثابت نیست و در برخی ایام با پیک کاری مواجه خواهید شد. در این زمان‌ها میزان حمل‌ونقل شدیداً افزایش می‌یابد و عدم پیش‌بینی موارد لازم و توجه به آن می‌تواند باعث بروز مشکلات بسیاری در این زمان‌ها شود. به همین دلیل باید میزان حمل‌ونقل را بررسی و پیش‌بینی کرد تا بتوان در مواقع لازم، اقدامات مناسب را انجام داد.
این کار باعث می‌شود تا فشار کمتری در زمان‌های شلوغ به مجموعه وارد شود و همچنین اشتباهات کاهش یابد.
7- موجودی کالا (Inventory Accuracy)
در برخی مواقع به دلایل مختلف میزان موجود انبار در لیست‌ها با موجود واقعی کالا تفاوت دارد. باید بدانید که اگر این تفاوت بیش از حد شود می‌تواند در کار شما اختلالات بسیاری را ایجاد کند. به همین دلیل باید به این نکته توجه بسیاری داشته باشید. توجه داشته باشید که معمولاً نمی‌توان اختلاف تعداد کالایی که در لیست‌ها وجود دارد و موجودی انبار را به صفر رساند اما هر چه اختلاف کمتر باشد، بهتر است.
8- گردش موجودی کالا (Inventory Turnover)
این شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک به میزان فروش کالاهای موجود در انبار، در بازه‌های متفاوت زمانی اشاره دارد. باید بدانید که هر جه میزان گردش موجود انبار بیشتر باشد، سود بیشتری عاید مجموعه خواهد شد اما در این میان نکات مهمی نیز وجود دارد. شما برای تعیین یک شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک مناسب باید میزان متوسط گردش موجود در انبار را متوجه شوید و با توجه به آن برای افزایش این عدد برنامه‌ریزی کنید تا سود بیشتری کسب کنید.
9- نسبت موجودی به فروش (Inventory to Sales Ratio)
یکی دیگر از انواع شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک، نسبت موجودی به فروش است. باید بدانید که بررسی درست این معیار، در کار شما تأثیر بسیار زیادی دارد. این معیار می‌تواند به شما بگوید که آیا آماده شرایط متفاوت مانند پیک کاری هستید؟ در صورتی که میزان فروش به موجود بیش از 90 درصد باشد، باید بدانید که با افزایش تقاضا با مشکل موجودی مواجه خواهید شد. پس در این هنگام باید اقداماتی در خصوص افزایش موجودی یا راهی مناسب برای تأمین کالا در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام دهید.
10- زمان عملیاتی (Lead Time)
دهمین معیار شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک که بررسی می‌کنیم، زمان عملیاتی است. این معیار در حقیقت به زمان لازم برای انجام تمام فعالیت‌ها از ابتدا تا انتها اختصاص دارد. بررسی این معیار و بهبود آن، کمک می‌کند تا بتوان کلیت کارهای مجموعه را در زمان کوتاه‌تری انجام داد.
11- ظرفیت و زمان خروج و بازگشت ناوگان
آخرین معیار شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک که در این مطلب به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم، ظرفیت و زمان خروج و بازگشت ناوگان لجستیکی است. شما در این معیار باید بدانید که هر وسیله نقلیه گنجایش چه میزان بار را دارد و زمان خروج آن وسیله از سازمان، تحویل کالاها و بازگشتن آن چقدر است. با توجه به این نکات می‌توانید از حداکثر ظرفیت ناوگان حمل‌ونقل خود استفاده کنید و به این شکل بازدهی و سود مجموعه را افزایش دهید.
توجه به برخی از معیارهای شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک می‌تواند باعث بهبود کسب‌وکار و افزایش سود و بهره‌وری شود.
بهبود شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک
باید بدانید برای این که بتوانید از حداکثر ظرفیت مجموعه به صورت مناسب استفاده کنید باید با استفاده از روش‌های متفاوت، وضعیت معیارهایی که در این مطلب به آن اشاره شد را بهبود بخشید. بهبود هر کدام از این موارد نیاز به روشی متفاوت دارد اما در صورتی که بتوانید آن‌ها را بهبود بخشید، می‌توانید از مزایای متفاوت و مناسب آن‌ها استفاده کنید. بهبود تمام فرایندهای لجستیکی نیاز به بررسی شرایط، وضعیت، توانایی و موارد بسیار دیگری دارد که هر مجموعه با توجه به شرایط خود باید اقدامات لازم را انجام دهد.
یکی از روش‌هایی که به کمک آن میتوان شاخص کلیدی عملکرد را در فرآیند ارسال بهبود داد، استفاده از پلتفرم پادروپین است. برای اینکه بتوانید خدمات پستی را با یکدیگر مقایسه کنید و بهترین گزینه را انتخاب کنید، می‌توانید از پادروپین استفاده کنید. همچنین می‌توانید سفارش‌های مشتریان را از طریق شرکت‌های پستی طرف قرارداد با پادرو، بدون نیاز به ارتباط یا عقد قرارداد با آن‌ها، ثبت و ارسال کنید.
مزایای استفاده از پلتفرم پادروپین:
- ارسال فوری و آسان سفارش‌ها
- انتخاب ارزان‌ترین و سریع‌ترین شرکت پستی
- رهگیری سفارش توسط مشتری و فروشنده
با به دست آوردن آمارهای 11 معیار اشاره شده در این مطلب و سعی در بهبود آن‌ها می‌توانید از مشکلات خود بکاهید، خدمات بهتری را ارائه کنید و در نهایت سوددهی و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. پکینگ لیست یکی از مواردی است که میتوان توسط آن کارهای لجستیکی را به شکل بهتری انجام داد.
اگر در زمینه لجستیک و کاهش هزینه‌های مربوط به آن، نیاز به مشاوره تخصصی دارید، لطفا فرم زیر را پر کنید تا در سریع‌ترین زمان ممکن با شما تماس حاصل شود.
جمع‌بندی
- شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک و بررسی مناسب آن می‌تواند سبب افزایش موفقیت و بهره‌وری بیشتر مجموعه‌های لجستیکی می‌شود.
- باید بدانید که برای تعیین یک شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک باید به نکات متفاوتی توجه کنید.
- توجه داشته باشید که اهداف و واقع‌گرایی در تعیین شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک از مهم‌ترین مواردی است که باید به آن توجه داشت.
- شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک به صورت مناسب، شاخصی است که بتوان آن را اندازه‌گیری کرد، قابل اجرا باشد و به مرور زمان اهداف در آن اهمیت خود را از دست ندهند.
- مواردی مانند زمان ارسال و رسیدن کالا، شاخص‌های عملکرد انبار، بررسی نسبت میان موجودی انبار و سفارش‌ها و گردش کالاهای موجود در انبار از جمله مواردی است که می‌تواند در سود شرکت تأثیر مستقیم داشته باشد.
- شاخص کلیدی عملکرد در لجستیک که بر اساس حدس و گمان تعیین شده باشد نه تنها مناسب نیست بلکه می‌تواند به شرکت صدمه وارد کند.
- توجه داشته باشید که عدم توجه به اهداف تنها باعث هدر رفتن منابع و صرف وقت و هزینه برای رسیدن به هدفی نامناسب خواهد شد.