شاید شما هم کنجکاو باشید که بدانید تحویل به موقع چیست و چرا تا این اندازه مهم است؟ مهم‌تر از آن اینکه چرا باید آن را بهبود ببخشیم و چگونه با بهینه‌سازی آن می‌توانیم دامنه‌های کسب‌وکار را گسترش دهیم؟ با این تفاسیر می‌توان گفت که این پست برای شماست و باید آن را مطالعه کنید.
تحویل به موقع سفارش چیست و چرا اهمیت دارد؟
تحویل به موقع یا (OTD) معیاری است که برای اندازه‌گیری کارآیی زنجیره تأمین استفاده می‌شود. این (KPI) نشان می‌دهد که آیا یک سازمان به اهداف خود در رابطه با زمان‌های تحویل وعده داده شده دست می‌یابد یا خیر. همچنین که این معیار برای اندازه‌گیری عملکرد شرکت مخابراتی و هم برای حفظ رضایت مشتری حیاتی است. اندازه‌گیری نرخ‌های تحویل به موقع نشان می‌دهد که خدمات پیک و برند چقدر مؤثر هستند و می‌توانند به بهبود نرخ رضایت مشتری و خرید برگشتی کمک کنند. اینجا جایی است که اکثر شرکت‌های با مشکل مواجه می‌شوند.
هرچه گام‌های خودکار بیشتر و منابع بیشتری برای دید استفاده شوند، در نهایت نرخ (OTD) شما بالاتر خواهد بود. یادگیری ماشینی می‌تواند به هر کسب‌وکاری کمک کند تا بفهمد پشت صحنه چه اتفاقی می‌افتد و چرا تحویل‌ها دیر انجام می‌شوند. این کار منجر به دید بیشتر می‌شود. با استفاده از یادگیری ماشینی، می‌توانید اطلاعاتی را که دریافت می‌کنید برای تصمیم‌گیری هوشمندانه استفاده کنید و منجر به بهبود معیارهای (OTD) شوید.
مرحله دوم: بهینه‌سازی
اکنون زمان شروع بهینه‌سازی ارسال و مسیریابی با در نظر گرفتن (OTD) است. این شامل بهینه‌سازی برای سفارش‌های تحویل همان روز و تحویل زمان‌بندی شده است. به عنوان مثال، برای تحویل درخواستی، می توانید از نرم‌افزار اعزام استفاده کنید که به طور خودکار ناوگان یا راننده را بر اساس نزدیک‌ترین افراد انتخاب می‌کند. این کاری است که انسان به سادگی نمی‌تواند آن را با همان سطح دقت و از همه مهم‌ترین همان سرعت انجام دهد.
مرحله سوم: متصل کردن سیستم‌ها
احتمالاً از سیستم‌های زیادی در زنجیره تأمین استفاده می‌کنید. اکنون زمان اتصال آنهاست. این شامل (OMS) سیستم مدیریت سفارش، (TMS) سیستم مدیریت حملونقل، نرم‌افزار مدیریت تدارکات، برنامه‌های راننده و رابط تجربه مشتری است. این بخشی از فرآیند اطمینان از شفاف بودن کل فرآیند تا حد امکان است.
مرحله چهارم: مدیریت انتظارات
هر چقدر هم که تلاش کنید، همه چیز می‌تواند در طول فرآیند تحقق اشتباه پیش برود. حتی اگر تاریخ تحویل اصلی به تعویق افتاده باشد، مشتری دقیقاً می‌داند چه اتفاقی در حال رخ دادن است و در حالت تعلیق قرار نخواهد گرفت. با اطلاع‌رسانی به مشتریان و مصرف‌کنندگان، آنها ممکن است درک کنند و ناراحت نشوند.
مرحله پنجم: پوشش انعطاف‌پذیر
مطمئن شوید که همیشه گزینه‌های پشتیبان دارید. چه در صورت لزوم رانندگان بیشتری وارد کنید یا وسایل نقلیه بیشتری، باید مطمئن شوید که خدمات تحویل به موقع انجام می‌شود، صرف نظر از شرایطی که وجود دارد این مسئله را لحاظ کنید.
چند دلیل اصلی برای تأخیر در تحویل وجود دارد. در صورت اولویت‌بندی و رسیدگی به این مسائل، نرخ (OTD) افزایش خواهد یافت.
محاسبه، تحلیل و بهبود شاخص (OTD)
بهبود OTD در خدمات لجستیک چیست؟ یکی از آیتم‌های اصلی در ایجاد و بهبود رضایت مشتریان، تحویل به موقع کالا و خدمات است. مشتری، محصول یا خدمتی را سفارش می‌دهد و انتظار دارد آن را در موعد مقرر تحویل بگیرد. بالا بودن شاخص تحویل به موقع یکی از ارکان کلیدی در موفقیت کسب‌وکارها و سازمان‌هاست. نکته دیگری که در این مورد وجود دارد عملکرد سازمان در کلاس جهانی است. بالا بودن مقدار شاخص تحویل به موقع یکی از مهم‌ترین معیارهاست. دو شاخص مهم دیگر نیز در این زمینه وجود دارند که شامل شاخص‌های اثربخشی کلی تجهیزات و تعداد قطعه معیوب برگشتی در میلیون است.
تحقق شاخص تحویل به موقع یا (On Time Delivery) در سطحی مناسب وابسته به عوامل متعددی است. در ادامه چند گزینه مهم و مؤثر برای بهبود شاخص تحویل به موقع را ارائه کرده‌ایم. در کسب‌وکارها و صنایع مختلف، ماهیت عوامل و میزان تأثیر هر کدام متفاوت خواهد بود. اگر برنامه‌ای برای بهبود این شاخص طراحی و اجرا کنید، شرایط و مقتضیات کسب‌وکار و صنعت را در آن دخالت خواهید داد. در اینجا مواردی که عمومیت بیشتری دارند را ارائه کرده‌ایم.
عدم قبول سفارش بیشتر از ظرفیت واقعی تولید و تحویل
یک واحد فروش و بازاریابی در کسب‌وکار باید بتواند سفارش‌های بیشتری گرفته و قراردادهای متعددی برای فروش محصول یا ارائه خدمات منعقد نماید. اما تولید، ارسال و تحویل به موقع را نباید فراموش کرد. با توجه به اتفاقاتی نظیر خرابی محصول و تجهیزات، معمولاً برنامه‌ریزی انجام شده قابل تحقق نیست. بدین ترتیب سازمان‌ها از برنامه‌ای که در ذهن دارند دور می‌مانند.
به همین دلیل نباید بیش از ظرفیتی که قادر به تأمین آن هستید اقدام به قبول سفارش نمایید. به جز در نظر گرفتن توقفات معمول، راندمان کاری، درصد ضایعات و دوباره‌کاری‌ها نیز مطرح هستند. بنابراین باید عوامل ناخواسته را با اعمال ضریب احتیاط معقول در نظر گرفته و در تعیین و ابلاغ زمان تحویل به مشتری آن را در نظر بگیرید.
برنامه‌ریزی مواد اولیه
منابع اصلی و امکانات مورد نیاز تولید شامل مواد اولیه و قطعات نیم ساخته، ابزارهای مصرفی و همچنین ملزومات بسته‌بندی هستند. کم‌کاری در هر یک از آنها باعث به وجود آمدن مشکلات در تهیه و تأمین مقدار مورد نیاز می‌تواند باعث عدم تحویل به موقع کالا و سفارش شود. به همین دلیل ممکن است تمام برنامه‌ریزی‌های تولید و شاخص تحویل به موقع را تحت‌الشعاع قرار دهد.
برای تحقق اهداف زمان‌بندی تولید و تحویل محصولات یک سیستم برنامه‌ریزی تهیه و تأمین نیازمندی‌های تولید اولین موردی است که به آن نیاز خواهید داشت. با تخمین زمان تدارک اقلام ورودی و دیگر پارامترهای مؤثر نسبت به تعیین موجودی و ذخیره احتیاطی اقدام کرده تا اثرات منفی ایجاد نوسان در تأمین مواد اولیه را کاهش دهید.
کنترل، پایش و بهبود شاخص تحقق برنامه
شاخص درصد، تحقق برنامه تولید و شاخص تحویل به موقع را به صورت دوره‌ای مثلاً ماهانه و به طور مرتب اندازه‌گیری کرده و پایش کنید. به نظر می‌آید که این دو شاخص یک معنا و مقصود داشته باشند اما در برخی شرکت‌ها شرایط این دو می‌توانند متفاوت از هم باشند. واضح است که شاخص تحقق برنامه تولید سهم بسیار بزرگی در شاخص تحویل به موقع دارد. با این حال شرط لازم هست اما کافی نخواهد بود.
شرکتی که بخشی از عملیات خود را برون‌سپاری کرده، نسبت به سایر شرکت‌ها میزان «تحقق برنامه تولید» و «تحویل به موقع» متفاوتی دارد. به دلیل اینکه فعالیت‌های بازرسی و کنترل کیفیت نهایی، عملیات بسته‌بندی، ارسال و حملونقل، در بیشتر شرکت‌ها، بیرون از حوزه فرآیند تولید هستند.
بهبود راندمان کاری منابع انسانی
راندمان پایین منابع انسانی شرکت یا عدم حضور نیروی انسانی به دلایلی مانند تأخیر، غیبت و ترک کار، برنامه‌های تولید و ارسال را با مشکل روبرو می‌کنند. پرسنل شرکت و به خصوص کارکنان واحد تولید بایستی آموزش‌دیده و باانگیزه باشند. با آموزش پرسنل تولید و بالا بردن مهارت اپراتورها در انجام تنظیمات فرآیند، آماده‌سازی دستگاه، بستن و تنظیم قالب‌ها و ابزارها، توانایی آنها را جهت رفع توقفات و بازگرداندن سریع خط تولید به وضعیت عملیاتی، بالا ببرید.
جمع‌بندی
- تحویل به موقع سفارش کالا و خدمات یکی از ارکان مهم در موفقیت کسب‌وکار است.
- این شاخص می‌تواند به طور چشمگیر باعث افزایش راندمان کسب‌وکار شود.
- موارد مهمی وجود دارند که در تحقق این پارامتر دخیل هستند.
- عدم قبول سفارش بیش از حد می‌تواند به تحقق این امر منجر شود.
- مواردی که در این مقاله به آنها اشاره کردیم در تحویل به موقع سفارش دخالت دارند که بایستی به آنها توجه داشته باشیم.
