به صورت تخصصی وارد هر فضایی که بشویم، متوجه خواهیم شد که آن فضا اصطلاحات مختص به خود را دارد. برای مثال در زمینه حملونقل بار، بسیاری از افراد کنجکاو هستند که بدانند پکینگ لیست چیست و چه کاربردی دارد؟ با وجود اینکه رشد دنیای دیجیتال به حذف تولید رسید و برگه‌های مختلف برای کاهش ضایعات کمک کرده است (نمونه بارز آن می‌تواند فیش‌های ماهانه میزان مصرف انرژی برق، گاز و آب باشد)، اما در بسیاری از مواقع هنوز چنین مواردی در عملیات‌های کاری و تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
یکی از این برگه‌های کاربردی پکینگ لیست (packing list) یا برگه بسته‌بندی است. در این راهنما قرار است به تعریف این مفهوم بپردازیم که پکینگ لیست چیست، تفاوت فاکتور و پکینگ لیست در چه چیزی است و استفاده از این برگه چه مزایایی دارد. بنابراین بیایید به دنیای برگه بسته‌بندی وارد شویم و نقش آن را در تجارت بررسی کنیم.
پکینگ لیست چیست؟
پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی به سندی گفته می‌شود که لیست کامل اقلام موجود در یک بسته‌بندی را نشان می‌دهد. این لیست تمامی اطلاعات مورد نیاز درباره بسته موجود از جمله وزن بسته، تعداد اقلام موجود در جعبه و ابعاد آن‌ها را در معرض نمایش قرار می‌دهد. این اطلاعات باعث می‌شوند تا امنیت بسته‌بندی حفظ شود. همچنین خریدار یا کسی که به عنوان گیرنده این بسته‌بندی محسوب می‌شود، تمامی داده‌ها را با اقلام موجود در بسته مطابقت دهد و از رسیدن محموله مورد نظر مطابق با سفارش اطمینان کسب کند.
برگه بسته‌بندی همیشه به صورت ضمیمه با بسته‌های تحویلی در اختیار گیرندگان قرار می‌گیرد. این لیست کار حملونقل را حرفه‌ای‌تر می‌کند و اطلاعات لازم را نه تنها در اختیار مشتریان قرار می‌دهد، بلکه به مدیریت حملونقل توسط آژانس‌های مربوطه و مقامات دولتی کمک زیادی خواهد کرد. عمده کاربرد این سند در تجارت بین‌المللی خواهد بود.
پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی به سندی گفته می‌شود که برای حمل بارهای بین‌المللی و درج اطلاعات روی بسته استفاده می‌شود.
پکینگ لیست چه اطلاعاتی را شامل می‌شود؟
پکینگ لیست با نام‌های دیگری هم شناخته می‌شود که علاوه بر برگه بسته‌بندی، این سند را با عناوینی مانند صورت‌حساب بسته، لیست مشتری، دفتر تحویل و لیست حملونقل نیز خطاب می‌کنند. گفتیم که برگه بسته‌بندی جزئیات زیادی را از اقلام موجود در بسته در اختیار طرفین معامله و کسانی قرار می‌دهد که به نحوی نقشی در حملونقل، نظارت و تحویل بار دارند. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شوند.
- ثبت وزن خاص کالای موجود در بسته‌بندی به همراه ارائه جداگانه وزن ناخالص
- ارائه نام کالا به همراه تاریخ و شماره صدور برگه
- ثبت شرح اقلام موجود در قرارداد به علاوه ثبت شماره قرارداد
- ارائه نام و آدرس فروشنده به صورت کامل
- ارائه نام، آدرس و تلفن خریدار
- ارائه نام و آدرس فرد واسطه
- ثبت شکل پرداخت اسناد به صورت اعتباری یا نقدی
- ارائه نام کشور‌های مبدأ و مقصد محموله
- ثبت شماره (LC) در زمان انجام خرید به صورت اعتبار اسنادی
۱. اطمینان از محتویات درون بسته
قبل از اینکه بسته مورد نظر مهر و موم شود، باید تمامی اقلام داخل جعبه درون پکینگ لیست ثبت شود. از آنجایی که این برگه بازتاب‌دهنده تعداد دقیق اقلام فیزیکی موجود در جعبه است، باید اطلاعات به صورت کاملاً شفاف با محموله مورد نظر باشد. پس از مطابقت اقلام و اطلاعات مندرج در برگه بسته‌بندی، می‌توان پکینگ لیست را چاپ و آن را در جعبه قرار داد.
۲. کمک به سازماندهی بهتر
یک برگه بسته‌بندی بسته به اندازه سفارش کالاها و همچنین موقعیت آن‌ها، می‌تواند در ساماندهی این فرایند هم به فروشنده و هم به خریدار کمک کند. این مسئله خصوصاً در زمانی که یک سفارش باید در جعبه‌های مختلف تقسیم‌بندی شود، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
۳. شناسایی اقلام آسیب دیده
این پکینگ لیست‌ها هستند که منجر به شناسایی کالاهای آسیب دیده و مرتب کردن آن‌ها می‌شوند. این برگه می‌تواند به عنوان یک سند پشتیبانی باعث شود که صدور بازپرداخت هزینه کالا یا ارسال مجدد محموله مشابه با سرعت بیشتری انجام شود.
۴. تأیید کالاهای دریافتی
اسناد بسته‌بندی به عنوان مهر تأییدی برای دریافت کالاهای سفارشی مطابق با هزینه پرداختی هستند. این برگه‌ها برای شناسایی اقلام مفقود شده در کنار دریافت کامل سفارش بسیار کمک کننده هستند.
چگونه یک پکینگ لیست تهیه کنیم؟
برای تهیه یک پکینگ لیست باید موارد متعددی را در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است برخی اطلاعات مندرج در برگه بسته‌بندی بسته به نوع محصول و کسب‌وکار مورد نظر متفاوت باشد، اما برخی از عناصر موجود در این برگه تقریباً در تمامی محموله‌ها ثابت هستند. از جمله این اطلاعات به موارد زیر اشاره می‌کنیم.
۱. اطلاعات مربوط به تماس و تاریخ
از جمله مهم‌ترین بخش‌های برگه بسته‌بندی که باید پر کنید، اطلاعات اولیه بایگانی مانند اطلاعات تماس، تاریخ سفارش و اطلاعات مربوط به فاکتور است. این باعث می‌شود که در مواقع بروز مشکل در حملونقل از این برگه به عنوان یک نسخه پشتیبان استفاده کنیم.
۲. ثبت فهرست کالاها
از دیگر مواردی که باید در یک پکینگ لیست ثبت شود، فهرست اقلام ارسالی است. این کار باعث می‌شود که خریداران هنگام تحویل گرفتن محموله لیست موجود در جعبه را با برگه بسته‌بندی و سفارش خود تطبیق دهند. هرگونه کمبود در کالاها می‌تواند نشان دهد که در کدام یک از مراحل لجستیک بار، مشکل ایجاد شده است. برای مثال در برخی از موارد ممکن است که در سند بسته‌بندی نام تمامی اقلام ذکر شده باشد، اما در هنگام تحویل یکی دو مورد از اقلام در بسته موجود نباشند. در چنین شرایطی می‌توان تخمین زد که در یکی از مراحل حملونقل برخی از اقلام مفقود شده‌اند.
۳. فهرست اقلام موجود در انبار
در بسیاری از برگه‌های بسته‌بندی علاوه بر فهرست اقلام ارسال شده، فهرستی هم از کالاهایی که هنوز در انبار موجود هستند و قابلیت ارسال دارند، ارائه می‌شود. اگرچه این مورد کارایی چندانی ندارد، اما در صورت وقوع قطع ارتباط بین فروشنده و خریدار می‌تواند اطلاعات کافی را در اختیار دریافت‌کننده کالا قرار دهد.
۴. مقدار اقلام
در پکینگ لیست ایجاد یک ستون کمیت ضروری است. این کار باعث می‌شود که طول برگه بسته‌بندی کاهش پیدا کند. همچنین توجه به این مورد در مواقعی که سفارش در تعداد بالا انجام شده است، کاربردی خواهد بود و باعث می‌شود که برگه بسته‌بندی چند صفحه طولانی نشود. ثبت مقدار اقلام برای خریدارانی که بیش از یک مورد کالا را سفارش داده‌اند کاربرد بیشتری دارد.
جمع‌بندی
- پکینگ لیست به سندی گفته می‌شود که حاوی اطلاعات مربوط به اقلام موجود در یک بسته است. به همین دلیل به این سند، برگه بسته‌بندی هم می‌گویند.
- برگه بسته‌بندی اطلاعاتی از قبیل نام، وزن خالص و اسم و آدرس طرفین معامله را منعکس می‌کند.
- بسیاری از افراد تفاوتی بین برگه بسته‌بندی و فاکتور قائل نیستند، در حالی که فاکتور بر خلاف پکینگ لیست تنها برای تأیید هزینه پرداخت صادر می‌شود.
- برگه بسته‌بندی مزایای متعددی را با خود به همراه دارد. برای مثال می‌تواند به عنوان مدرک بارنامه مورد استفاده قرار بگیرد، یا در تخمین عوارض و مالیات گمرکی به کارگزاران دولت کمک کند.
- به نظر شما آیا استفاده از پکینگ لیست ضروری است؟
پرسش‌های پرتکرار
منابع:
