همۀ ما اهمیت مدیریت زمان را حداقل گه‌گاهی تجربه کرده‌ایم. وقتی الزام به کار روی پروژه‌ای وجود دارد که به زودی باید آن را تحویل دهیم. هنگامی که احساس می‌کنیم از انجام وظایف خود غافل شده‌ایم و نمی‌دانیم چگونه به چنین نقطه‌ای رسیدیم.
وقتی قرار ملاقات دوستانه‌مان با یک روند کاری همزمان شده است و بسیاری موارد دیگر. بارها و بارها به خودمان قول می‌دهیم که این چرخۀ معیوب را متوقف کنیم. اما هر بار در این تصمیم شکست می‌خوریم. در نتیجه این چرخه به حرکت خود ادامه می‌دهد. قطعاً در شرایط این‌چنینی در حال دست و پنجه نرم کردن با مدیریت زمان هستیم.
مدیریت زمان از جنس مهارت است
در این مقاله از پادرو، 15 مهارت مدیریت زمان از مدیران بازاریابی هاب‌اسپات را نقل کرده‌ایم. خبر خوب این است که مدیریت زمان بیش از هر چیز یک مهارت است. آنچه در مورد مهارت‌ها واقعیت دارد این است که همۀ آن‌ها اکتسابی هستند.
بنابراین می‌توان با تمرین و تکرار، این مهارت را ارتقاء داد. مهارت مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که کارها را اولویت‌بندی و کیفیت آن‌ها را بالا ببرید. مهم‌تر از همه اینکه بالاخره خواهید توانست تعادل بین کار و زندگی را حفظ کنید.
مدیریت زمان از جنس مهارت است. به این معنا که می‌توان با تمرین و تکرار آن را یاد گرفت. یکی از ویژگی‌های «مهارت»، امکان ارتقای آن با کسب تجربه و در گذر زمان است.
مدیریت زمان برای یک زندگی شخصی و حرفه‌ای ضروری است. حال سؤال اینجاست که کسب چه مهارت‌هایی به بهبود بخشیدن مدیریت زمان کمک می‌کند؟ با پیروی از نکات این مقاله می‌توانید در راه کنترل مجدد زمان‌تان قدم بردارید. مدیریت زمان در ساده‌تر‌ین شکل ممکن، فرآیندی برای تکمیل وظایف و انجام مؤثرتر کارهاست.
فرآیندی که تماماً با مهارت‌های شخصی گره خورده است. با وجود سادگی مهارت‌ها، یادگیری آن‌ها مستلزم صرف تلاش بسیار است. چرا که این مهارت به شکل جدی با نظم و انضباط همراه می‌باشد.
چند مهارت اساسی برای مدیریت زمان
وقتی بتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید مولدتر و کارآمدتر خواهید شد. همۀ ما در اغلب موارد، درکی کامل از نیازهای خود داریم. بنابراین برنامه‌ریزی متناسب با آن کار چندان پیچیده‌ای نیست. مهم‌تر از آن، عمل کردن به برنامه است. مدیریت خوب زمان به شمل کمک می‌کند تا کار باکیفیت‌تری تولید کنید.
اما بسیاری از ما در مواجه با این مهارت، دچار احساس فشردگی و عدم راحتی می‌کنیم. اتفاقی که در تلاش‌های اولیه برای مدیریت زمان کاملاً طبیعی است.
اگر می‌خواهید به خبرنامه رایگان پادروکلاب دسترسی داشته باشید، فرم زیر را پر کنید.
یادگیری مدیریت زمان مستلزم یادگیری چندین مهارت کوچک‌تر است. فهرست زیر شامل 15 مهارت مدیریت زمان برای مدیران و صاحبان کسب‌وکارهاست:
- الگوی بهره‌وری خود را یاد بگیرید.
- وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید.
- مدت انجام کارها را ارزیابی کنید.
- همکاری را آسان کنید.
- به طور منظم استراحت کنید.
- منعطف باشید.
- قدرت نه گفتن داشته باشید.
- از برنامه‌های مدیریت زمان استفاده کنید.
- به روتین خود پایبند باشید.
- به تیم‌تان تکیه کنید.
- جلسات را پشت سر هم برگزار کنید.
- حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید.
- محیط کار را مرتب کنید.
- مسئولیت‌پذیر باشید.
- عملکردتان را بازبینی کنید.
الگوی بهره‌وری خود را یاد بگیرید؛ مهمترین اقدام در مدیریت زمان
هر یک از ما، الگوی بهره‌وری متفاوت و خاص خود را دارد. مدت‌هاست که افراد به دو دستۀ کلی تقسیم می‌شوند: آدم‌های صبح و آدم‌های شب! با این حال، جنبه‌های بیشتری از الگوهای بهره‌وری وجود دارند.
منظور از الگوی بهره‌وری، مجموعه‌ای از متغیرهاست که تأثیر قابل توجهی بر کیفیت عملکرد شما دارد. مثلاً ممکن است بهره‌وری شما در تکنیک‌هایی نظیر پومودورو افزایش قابل ملاحظه‌ای یابد.
پومودورو، تکنیکی برای مدیریت زمان است. در این شیوه از بازه‌های زمانی مشخص (معمولاً 25 دقیقه) برای تمرکز روی انجام شدن تنها یک کار استفاده می‌شود. در این روش لازم است بین هر بازۀ زمانی، استراحتی متناسب با آن را داشت.
ممکن است ترجیح دهید تمام تمرکزتان را بر انجام دادن اولویت‌های اصلی بگذارید و تا تمام شدن آن‌ها متوقف نشوید. هر یک از ما مطابق با الگوی متفاوتی رفتار می‌کنیم. هیچ تکنیک برتری وجود ندارد.
تنها کافی است دریابید که چه چیزی بیشترین بهره‌وری را در شما ایجاد می‌کند. آن را بیابید و به نفع خود استفاده کنید. ایجاد برنامۀ کاری مطابق با الگوهای طبیعی شما منجر به تمرکز و بهره‌وری بیشتر خواهد شد.
وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید
هیچ احساسی بهتر از حس انجام شدن و کنار گذاشتن اولویت‌ها نیست. با انجام شدن یک کار، احساس موفقیت در انسان نمایان شده و منجر به شتاب در اشتیاق او می‌شود. یکی از اقدامات مفید برای اولویت‌بندی کارها، استفاده از فهرست برنامۀ روزانه است. خوب است به طور دستی بنویسید که امروز چه کارهایی را باید انجام دهید. بعد از نوشتن برنامۀ روزانه، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.
تعیین کنید که چه کارهایی باید سریع‌تر از بقیه انجام شوند. کدام کارها را باید حتماً انجام دهید و از کدامیک از آن‌ها می‌توانید چشم‌پوشی کنید. اگر صاحب کسب‌وکار هستید برنامه‌تان را بر اساس تأثیر هر یک از کارها بر آن اولویت‌بندی کنید. با کدامیک از مدیران و همکاران باید جلسۀ اضطراری داشته باشید؟
اولویت‌بندی وظایف کمک می‌کند که ابتدا به مهمترین کارها رسیدگی کنید. بنابراین از احساس خستگی بیش از حد جلوگیری خواهد شد.
مدت انجام کارها را ارزیابی کنید
ارزیابی صحیح مدت زمان تکمیل فعالیت‌ها، یکی از مسائل جدی در افرادی است که قصد مدیریت زمان دارند. در نظر گرفتن زمان کم یا زیاد برای انجام یک کار، اجرای آن را سخت می‌کند.
برای جلوگیری از آن لازم است در ابتدای هفته یا با شروع هر روز، مدت زمان فعالیت‌ها را تخمین بزنید. بعد از اینکه مدت زمان انجام کارها مشخص شد آن‌ها را به صورت دقیق پیگیری کنید. تمام تلاش خود را مبنی بر انجام شدن آن کار در موعد مقرر به کار بگیرید.
همکاری را آسان کنید
مدیریت زمان در تیم یا پروژه، مستلزم داشتن مهارت‌های کار تیمی است. اگر با هم‌تیمی‌های خود مشغول به کاری هستید لازم است ابزارهایی را به منظور هموار ساختن روند همکاری به کار بگیرید.
می‌توانید از فرم‌هایی برای ارسال وظایف هر یک از کارکنان استفاده کنید. به این ترتیب مطمئن می‌شوید که کارهای دیگر اعضا به درستی انجام خواهند شد. با تعیین شدن پلتفرم همکاری و ارسال درخواست‌ها به آن، روند همکاری شفاف‌تر و آسان‌تر می‌شود.
یکی از مهمترین اقدامات در مدیریت زمان سازمانی، ساده‌سازی امکان همکاری بین اعضای تیم است. استفاده از برخی ابزارهای مدیریت زمان در این راستا کمک زیادی می‌کند.
به طور منظم استراحت کنید
برنامۀ روزانۀ خود را ایجاد کرده و از هشت صبح به صورت بی‌وقفه در حال کار و فعالیت بوده‌اید. اکنون ساعت یک بعد از ظهر است و به نظر نمی‌رسد تمرکز و توجه‌تان همچنان برقرار باشد. حال تصور کنید که یکی از کارهای شما عقب مانده و لازم است که انجام شود. این وضعیت را بسیاری از مدیران، فریلنسرها و افراد حرفه‌ای تجربه کرده‌اند.
گاهی اوقات ما سعی می‌کنیم از رکود ایجاد شده در برنامۀ کاری و زندگی‌مان عبور کنیم. اما در اغلب اوقات تنها چیزی که نیاز داریم یک استراحت برای از بین رفتن فشار کاری است. پیاده‌روی، تماشای تلویزیون یا گفت‌وگو با یکی از همکاران می‌تواند باعث شارژ مجدد انرژی‌تان شود.
منعطف باشید
هر روز دقیقاً مطابق با برنامه پیش نمی‌رود. این یک واقعیت است و هیچ ایرادی هم ندارد. مدیریت زمان موثر به این معناست که برای کارهای برنامه‌ریزی نشده فضا بگذارید. مثلاً شما برای کار روی وظیفه‌ای برنامه‌ریزی کرده‌اید و این به پایان نمی‌رسد. در این حالت نترسید! منعطف باشید و آن را با کار دیگری عوض کنید.
تا زمانی که روی ریل بوده و در حرکت باشید همچنان موفق خواهید بود. اگر کاری عقب افتاد شروع به انجام اولویت دیگری کنید. پایان بخشیدن به دیگر اولویت‌ها باعث تجدید قوا می‌شود. بنابراین انرژی لازم برای انجام کار عقب افتاده را بازخواهید یافت.
داشتن ساختار مهم است. اما جایی را برای انجام وظایف پیش‌بینی نشده باز بگذارید.
قدرت نه گفتن داشته باشید
محافظت کردن از زمان دقیقاً به چه معناست؟ نه گفتن، تفویض اختیار و حذف کردن یک فعالیت، از تکنیک‌های خوب محافظت کردن از زمان هستند. نه گفتن و نه شنیدن در ظاهر خطرناک به نظر می‌رسد. این تصور وجود دارد که با نه گفتن ممکن است هم‌تیمی‌های شما آزرده‌خاطر شوند. اما این تصور غلطی است. هر درخواستی که از شما می‌شود به معنای آتشی نیست که باید سریعاً خاموش شود.
بسیاری از چیزها در زندگی حرفه‌ای ما باید منتظر بمانند. گاهی اوقات لازم است تفویض اختیار انجام دهید. اگر احساس می‌کنید کاری از دست همکاران شما برمی‌آید از درخواست کردن نترسید. بدانید که شما همیشه می‌توانید از دیگران درخواست کنید و آنان نیز می‌توانند به درخواست شما جواب رد بدهند. این مساله در مورد دیگران نیز صدق می‌کند.
از برنامه‌های مدیریت زمان استفاده کنید
آیا در مدیریت زمان خود عملکرد خوبی نداشته‌اید یا از ابزارهای نامناسبی به این منظور استفاده کرده‌اید؟ نرم‌افزارهای مدیریت زمان و مدیریت پروژه می‌توانند به داد شما برسند. ابزارهایی نظیر Jira، Asana و Monday.com از بهترین‌ها برای ساده‌سازی مدیریت زمان و همکاری بین تیمی است. استفاده از این نرم‌افزارها به ساماندهی وظایف و اولویت‌ها کمک زیادی می‌کند.
زمانی که احساس می‌کنید و تلاطم کارها غرق شده‌اید تنها کافی است نگاهی به بُرد وظایف بیندازید. این ابزارها برای پروژه‌های فردی و گروهی به خوبی کار می‌کنند.
استفاده از برنامه‌های مدیریت زمان منجر به افزایش اثربخشی تکنیک‌های مرتبط با آن می‌شود. اولویت‌بندی کارها و ارسال اعلانات به منظور انجام آن‌ها، حداقل امکانات این برنامه‌ها هستند.
به روتین خود پایبند باشید
تصور کنید که هر روز، مسیر و شیوۀ متفاوتی برای کار انتخاب می‌کنید. سخت است که در مورد زمان ورود به محل کار ثابت قدم باشید. تغییرات مداوم در برنامۀ روزانه منجر به ایجاد ناراحتی و استرس می‌شود. انسان‌ها مخلوق عادت‌ها و مشتاق ثبات هستند. در محل کار، داشتن یک برنامۀ معمول به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را حفظ کنید.
در مورد زمان بیدار شدن و روتین صبحگاهی خود سرسختی به خرج دهید. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا با پیچیدگی کمتر و ذهنی شفاف‌تر اقدام به انجام کارها کنید. این یکی از مهمترین مهارت‌ها در مدیریت زمان است.
اهمیت روتین صبحگاهی برای بسیاری از مدیران شرکت‌ها و افراد موفق، مثل روز روشن است! روتین صبحگاهی به افزایش بهره‌وری در حین کار کمک زیادی می‌کند.
به تیم خود تکیه کنید
در حالی که تصمیم می‌گیرید چگونه مدیریت زمان انجام دهید بهتر است از تیم خود نیز پشتیبانی بگیرید. می‌توانید به مدیر خود تکیه کنید تا در شرایطی که اتفاقات زیادی در حال رخ دادن هستند به شما کمک کند. این اقدام باعث می‌شود تا دیدگاه هم‌تیمی‌ها را در مورد وظیفۀ مورد نظر بشنوید. همچنین منجر به کسب پشتیبانی از دیگران به منظور انجام بهتر کارها می‌شود.
مدیر شما می‌تواند کمک کند تا کارهای خود را در راستای اهداف وسیع‌تر تیم خود اولویت‌بندی کنید. در انجام کارهای سازمانی، به تیم خود متکی باشید. برای مدیریت زمان بهتر بدانید که همواره می‌توانید به تیم خود تکیه کنید.
استفاده از مهارت و نیروی سایر اعضای تیم می‌تواند کمک زیادی به اثربخشی سایر اعضا کند. هر زمان احساس کردید نیاز به کمک برای پیشبرد کارها دارید حتماً از دیگران درخواست کمک کنید. هرچند ممکن است با جواب «نه» روبرو شوید!
جلسات را پشت سر هم برگزار کنید
آیا تعداد جلسات در طول روز گسترده شده و انجام کار بین آن‌ها غیرممکن به نظر می‌رسد؟ در این حالت به نظر می‌رسد که لازم است در بین کارها، متوقف شده تا وارد جلسۀ دیگری شوید.
تجربه ثابت کرده که پر شدن روز با جلسات و عدم داشتن وقت اختصاصی منجر به کاهش شدید تمرکز شده و روند مدیریت زمان را بر هم می‌زند. یکی از راه‌های جلوگیری از این امر این است که در صورت امکان، جلسات خود را پشت سر هم قرار دهید.
در این حالت می‌توانید مطمئن باشید که بعد از اتمام جلسات دیگر نیازی به فکر کردن به جلسۀ بعدی نیست. در غیر این صورت احتمال به هدر رفتن وقت خالی بین جلسات زیاد خواهد بود. در این خصوص بهتر است جلسات را در روزهای خاصی از هفته برگزار کنید.
حواس پرتی‌ها را محدود کنید
شما در حال انجام کاری هستید که متوجه انباشته شدن صندوق ورودی ایمیل‌تان می‌شوید. در این صورت احتمالاً ذهن‌تان تا مدتی درگیر چک کردن ایمیل‌ها خواهد بود. حتی اگر همچنان به کار خود ادامه دهید و چک کردن ایمیل را به بعداً موکول کنید.
حواس‌پرتی‌هایی نظیر این منجر به کاهش تمرکز و توجه می‌شود. کاهش تمرکز نیز به راحتی باعث به هم خوردن مدیریت زمان می‌شود. خوشبختانه بسیاری از بسترهای ارتباطی، ویژگی‌هایی برای محدود کردن حواس‌پرتی دارند.
این ویژگی در نرم‌افزارها تحت عنوان “Do not disturb” به معنای «مزاحم نشوید» شناخته می‌شود. ویژگی که از ارسال اعلانات جلوگیری می‌کند. محدود کردن عوامل حواس‌پرتی یکی از مهمترین اقدامات برای مدیریت زمان مؤثر است.
صدای هر نوتیفیکیشن در حین کار، همچون زنگ خطری برای تمرکز و توجه است. در حین کار به منظور مدیریت زمان مؤثر حتماً عوامل حواس پرتی را محدود کنید.
محیط کار را مرتب کنید
فضا و محیط کار شما، بازتابی از ذهن شماست. اگر فضای کار آشفته و درهم باشد قطعاً مدیریت زمان با مشکل مواجه خواهد شد. همچنین این وضعیت می‌تواند حس غرق شدن در کارها را القاء کند. با در نظر گرفتن این نکته، مطمئن شوید که محیط کار شما همان وضعیت ذهنی‌تان را دارد. بنابراین بهتر است پیش از شروع به کار، نگاهی به محیط کار بیندازید.
اگر جای چیزی باید عوض شود یا وسایلی دور ریخته شوند حتماً آن کارها را انجام دهید. موارد غیرضروری را از روی میز بردارید و چند جملۀ تأکیدی را پرینت کرده و به دیوار دفتر خود بچسبانید. این اقدام می‌تواند ذهن شما را خالی و انگیزه‌تان را زیاد کند. همچنین می‌توانید از روغن‌های آروماتیک و موسیقی آرامش‌بخش هم استفاده کنید.
مسئولیت پذیر باشید
برای مدیریت زمان بهتر لازم است مسئول پیشرفت خود در جهت دستیابی به اهداف خود باشید. مسئولیت‌پذیری در برابر زمان‌بندی‌ها و معیارها به شما کمک می‌کند تا با انگیزه و مثبت باقی بمانید. مسئولیت‌پذیری منجر به افزایش احساس رضایت از محیط کار، خلاقیت و نوآوری می‌شود. چند راه مختلف برای ارتقای مسئولیت‌پذیری در حین کار روی پروژه‌ها وجود دارد:
- پیشرفت در جهت سیدن به اهداف را با دیگران به اشتراک بگذارید.
- راه‌اندازی یک سیستم پاداش شخصی برای هر معیاری که در مسیر تکمیل پروژه به دست می‌آید.
- پیشرفت خود را دنبال کنید تا بتوانید قسمت مورد نظر پروژۀ خود را با موفقیت تکمیل نمایید.
عملکردتان را بازبینی کنید
نگاهی به عملکرد خود در مدیریت زمان بیندازید. برنامه‌های روزانۀ دست‌نویس، نرم‌افزارها، فیدبک‌ها و نتایج را به صورت منظم بررسی کنید. دریابید که کجای کارتان نیاز به اصلاح دارد. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که به تدریج شاهد ارتقای مهارت خود در مدیریت زمان باشید.
نتیجه – در مدیریت زمان مهارت کسب کنید
- مدیریت زمان از جنس مهارت است. به این معنا که می‌توان آن را یاد گرفت و به مرور زمان ارتقاء داد.
- مدیریت مؤثر زمان برای مدیران کسب‌وکارها حائز اهمیت است.
- همه می‌توانند مدیریت زمان انجام دهند. تنها تفاوت در شیوۀ به کارگیری مهارت‌های مختلف است.
- مدیریت زمان روشی برای افزایش اثربخشی است. اگر آن را به عنوان یک عامل محدودکننده می‌شناسید حتماً شیوۀ غلطی را در به کارگیری آن اتخاذ کرده‌اید.
- بیش از هر چیز، مسئولیت‌پذیری و شناخت پتانسیل‌هاست که می‌تواند مدیریت زمان را اثربخش کند.