سفر مشتری در نقطه‌ای به پایان می‌رسد که هزینه سفارش‌های ثبت شده پرداخت می‌شود. پس از آن مشتریان منتظر می‌مانند تا در تاریخ مشخص شده، بسته پستی خود را دریافت کنند. اما سؤال اینجاست که چه روش‌هایی برای پردازش سفارش وجود دارند و مراحل تکمیل سفارش چیست؟ در این مقاله از وبلاگ پادرو شما را با مراحل پردازش و تکمیل سفارش آشنا خواهیم کرد. همراه ما باشید.
پردازش سفارش به چه معناست؟
هنگامی که مشتری محصولات مورد نظر خود را انتخاب می‌کند، بخشی از سفر خرید خود را انجام داده است. اما تا وقتی هزینه سفارش پرداخت نشود، درخواست خرید کالاها برای پردازش به کارشناسان تحویل داده نمی‌شود. پردازش سفارش مجموعه مراحلی است که طی آن درخواست مشتری بررسی و با موجودی انبار تطابق داده می‌شود. پس از آن محصولات بسته‌بندی و آماده ارسال خواهند شد.
روش‌های پردازش کردن سفارش چیست؟
پردازش کردن سفارش‌ها در سه روش انجام می‌شود که به شرح زیر هستند:
تکمیل سفارش از سوی انبار
در این روش، کارکنان انبار سفارشات را مستقیماً از انبار برای مشتری انتخاب، بسته‌بندی و ارسال می‌کنند. مدیر انبار نیز تمام جنبه‌های فرآیند را کنترل می‌کند، اما مسئولیت مسائل و هزینه‌ها نیز بر عهده مدیر خواهد بود. اگر شما هم این روش را در پبش می‌گیرید، مطمئن شوید که بیمه محصولات را در این فرآیند از تجارت الکترونیک محافظت می‌کند.
پردازش با دراپ شیپینگ
در روش بعدی که دراپ شیپینگ (Drop Shipping) نام دارد، شما محصولات فروشگاه آنلاین خود را می‌فروشید. این در حالی است که آنها را در انبار نگهداری نمی‌کنید. در عوض، شما درخواست ثبت شده مشتریانتان را به تأمین‌کننده ارسال می‌کنید. اکنون نوبت اوست که محصول را بسته‌بندی و برای مشتری ارسال کند. این روش برای صاحبان استارت‌آپ‌ها بسیار مفید است زیرا از هزینه‌های آنها کاسته خواهد شد و روی فروش تمرکز بیشتری دارند.
تدارکات شخص ثالث
سومین روش به تدارکات شخص ثالث (۳PL-Third-Party Logistics) اختصاص دارد. این روش پردازش سفارش با دراپ شیپینگ اشتباه گرفته می‌شود. هر دوی آنها شامل ارسال سفارشات مشتری به یک شرکت شخص ثالث هستند که سفارشات را انجام می‌دهد. اما یک تفاوت عمده وجود دارد و آن هم اینکه در (۳PL) شما مالک محصولاتی هستید که در حال ارسال هستند، آنها فقط در انبار شرکت دیگری نگهداری می‌شوند. اگر شما محصولات خود را تولید می‌کنید، اما فضا یا پولی برای یک انبار ندارید، این مرحله بسیار مؤثر است.
مراحل پردازش سفارش
همانطور که توضیح دادیم پردازش سفارش مجموعه مراحلی به حساب می‌آید که در فاصله ثبت درخواست مشتری و تحویل به موقع آن به دست گیرنده انجام می‌شوند. این شامل مراحلی است که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت.
پردازش سفارش به روش‌های مختلفی انجام می‌شود و هر کسب‌وکاری باید با توجه به شرایط خود، بهترین گزینه را انتخاب کند.
۱- دریافت سفارش از مشتری
پیش از آنکه وارد مرحله پردازش سفارش شویم، باید سفارش را دریافت کنیم. برای کسب‌وکارهای آنلاین سفارش از طریق وب‌سایت فروشگاه یا صفحه فروشگاه در شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شود. اما پیش از اینکه خرید آنلاین رایج شود، سفارشات به صورت حضوری یا حتی تلفنی ثبت می‌شدند. در این حالت بررسی انبار با توجه به روش‌های پردازش کردن سفارش که پیش از این شرح دادیم متفاوت خواهد بود.
درباره وضعیت انبارها باید بگوییم که پس از دریافت کالا در مرکز تکمیل، آنها در فهرست موجودی ثبت و بلافاصله پرداخت می‌شوند. گاهی نیز محصولات به انبارهایی برای نگهداری کوتاه‌مدت یا طولانی‌مدت ارسال می‌شوند. به طور ایده‌آل اقلام فقط به اندازه لازم ذخیره می‌شوند تا هنگام سازماندهی و توزیع منظم کالاها برای ارسال سفارشات عملکرد کارکنان سریع‌تر باشد. بنابراین وقتی سفارشات مشتریان ثبت می‌شود، انبار برای مراحل مختلف پردازش آنها شروع به کار می‌کند.
۲- پردازش سفارش دریافت شده
هنگامی که مشتری هزینه سفارش خود را پرداخت می‌کند، درخواست برای انبار ارسال خواهد شد. پس از ارسال و دریافت سفارشات، زمان پردازش آنها و آماده‌سازی محصولات موجود برای تکمیل فرا می‌رسد. کارشناسان در این مرحله از صحیح وارد شدن سفارشات به سیستم‌های آنلاین مطمئن می‌شوند. نرم‌افزار انجام سفارش باید بتواند به راحتی با نرم‌افزار سبد خرید ادغام شود.
در طول پردازش، اغلب وضعیت سفارش آنلاین به مشتریان داده می‌شود تا از آن مطلع بمانند. آنها باید به طور واضح متوجه شوند که سفارش آنلاین انجام شده و اکنون در مرحله پردازش قرار دارد. برخی فروشگاه‌های آنلاین جزئیات بیشتری را درباره مراحل مختلف دریافت و پردازش سفارش اعلام می‌کنند. سپس می‌توانند به‌روزرسانی‌های داده شده را در کل فرآیند تحویل شخص ثالث ببینند و از آن مطلع شوند. به این ترتیب بهترین تجربه ممکن را در انجام سفارش تحویل به او ارائه می‌دهند.
۳- جمع‌آوری محصولات مربوط به سفارشات
با توجه به روشی که برای پردازش کردن سفارشات انتخاب کردید باید محصولات را جمع‌آوری و آماده بسته‌بندی کنید. اگر روش انتخابی شما تدارکات شخص ثالث است باید منتظر باشید تا تأمین‌کنندگان سفارشات را آماده و آدرس مشتریان شما ارسال کنند. اما اگر روش تکمیل پردازش را برای کار خود در نظر دارید، فرآیند به نحو دیگری خواهد بود. یک گروه مسئول جمع‌آوری یا ربات‌های انبار خودکار، اقلام را طبق دستورالعمل‌های برگه از قفسه‌های انبار بیرون می‌آورند. سپس بسته‌بندی بر اساس ویژگی‌هایی مانند شناسه واحد نگهداری موجودی، رنگ، اندازه، تعداد واحدها و مکان در انبار مرکز توزیع انجام می‌شود.
۴- آماده‌سازی، مرحله دیگری از پردازش سفارش
وزن کردن، بسته‌بندی و برچسب زدن اقلام سفارشات، همگی بخشی از فرآیند آماده‌سازی هستند که قبل از انجام خدمات حملونقل انجام می‌شوند. در این مرحله از پردازش سفارش، یک گروه از کارکنان آموزش‌دیده و مجرب کار بسته‌بندی و آماده‌سازی سفارشات را انجام می‌دهند. هنگام بسته‌بندی از کارتن، چسب و سایر موادی استفاده می‌شود که محصولات ایمن باشند و اگر مشتریان تصمیم به بازگرداندن سفارشات گرفتند، امکان عودت وجه برای آنها وجود داشته باشد.
آنچه تا این مرحله پردازش سفارش گفتیم، عملیات و خدمات دقیقی هستند که همگی به گونه‌ای انجام می‌شوند تا سفارشات آماده ارسال شوند. باید توجه داشته باشید که در بخش آماده‌سازی به ویژگی‌های سفارشات توجه می‌کنند. برای مثال سفارشاتی که فاسدشدنی یا شکستنی هستند فرآیند آماده‌سازی سخت‌تری نسبت به سایر محصولات مانند یک کتاب یا یک جفت کفش دارند. از طرفی، آماده‌سازی وسایل الکترونیکی و دیجیتال برای حملونقل، نیازمند رعایت اصول خاص دیگری است که نباید نادیده گرفته شوند.
فرآیند پردازش سفارش عملیات و خدمات دقیقی هستند که همگی به گونه‌ای انجام می‌شوند تا سفارشات آماده ارسال شوند.
۵- حملونقل سفارشات
پس از مرحله آماده‌سازی، سفارش به بخش حملونقل ارسال خواهد شد تا به دست مشتری برسد. ارسال سفارش ممکن است مستلزم ارسال مستقیم سفارش توسط مأموران به دست مشتری باشد یا شاید نقاط توزیع در طول مسیر وجود داشته باشند و از مرسولات از انبار اصلی ارسال نشوند. در پردازش سفارش، محصولاتی مانند غذا یا گل باید در یخچال یا محیط کنترل شده با رطوبت حمل شوند تا با کیفیت قابل اطمینانی به دست مشتری برسند.
با توجه به آنچه گفته شد، مدیران حملونقل نیز باید در مورد بهترین، کارآمدترین و ایمن‌ترین راه برای ارسال کالا تصمیم بگیرند تا به این ترتیب فروش را افزایش داده و بهترین فرآیند حملونقل را برای شما انجام دهند. این در حالی است که هزینه‌های قابل پرداخت بار را بر اساس وزن واقعی بسته یا وزن ابعادی آن مشخص می‌کنند.
دو نکته مهم درباره فرآیند حملونقل
دو نکته مهم برای پردازش سفارشات وجود دارند که در فرآیند حملونقل مورد توجه قرار می‌گیرند.
- نکته اول اینکه شرکت‌های حملونقل باید سیستمی برای ردیابی هر محصول در کل فرآیندها داشته باشند. این فرآیندها شامل مرحله حملونقل تا زمانی هستند که سفارشات به دست مشتریان می‌رسند. آنها را در مورد فرآیند انجام سفارش و مدت زمانی که باید برای دریافت اقلام آنها صرف شود، آگاه می‌کند. بسیاری از اپراتورهای بزرگ فرآیندهای حملونقل سفارشات را انجام می‌دهند که یک مزیت عمده در هنگام ارسال سفارش به حساب می‌آید.
- نکته دومی که باید توجه داشته باشید این است که بیشتر شرکت‌های حملونقل قوانین بسته‌بندی را برای بهینه‌سازی سود خود از فضای حملونقل در نظر دارند. رعایت نکردن این قوانین می‌تواند منجر به امتناع شرکت‌های حملونقل از پذیرش سفارش شود. در نتیجه ارسال به تأخیر می‌افتد.
۶- فرآیند تحویل یا عودت
آخرین مرحله مربوط به زمانی است که مأموران حملونقل، محصولات را در مقصد تعیین شده به دست مشتریان می‌رسانند و در نرم‌افزاری که در اختیار دارند، ثبت می‌کنند «سفارش تحویل داده شد». این مرحله می‌تواند پایان پردازش سفارش باشد. اما گاهی نیز به دلایلی ممکن است که مشتریان کالا را بازگردانده و درخواست عودت وجه را ثبت کنند.
این بخش درباره رسیدگی به هر گونه بازگشت سفارش است. در این شرایط یک کالای تحویلی که بازگردانده می‌شود باید از نظر هر گونه آسیب بررسی و به انبار بازگردانده شود. همچنین مهم است که در طول فرآیندهای عودت وجه با مشتری در ارتباط باشید تا از ارائه بهترین خدمات ممکن اطمینان حاصل کنید. توجه داشته باشید که سیاست‌های بازگشت باید به وضوح در وب‌سایت فروشگاه شما ثبت شده باشد. زمانی که برای جایگزینی سفارش یا عودت وجه در نظر دارید باید مشخص شود. به این معنی که باید تعیین کنید محدودیت زمانی برای هر یک از این موارد چقدر است.
نکته مهمی درباره مرجوع شدن کالاها
پردازش کالاهای مرجوعی با درج مواد حملونقل و ثبت برچسب بازگشت حاوی اطلاعات سفارش مشتری آغاز می‌شود. هنگامی که مشتری محصولی را برای تعویض یا عودت وجه باز می‌گرداند، فرآیند بازگشت محصولات به انبار باید به درستی انجام شود. البته در صورت خرابی محصول، نمی‌توان آن را به انبار بازگرداند. در ضمن کالا باید تمیز باشد. در این فرآیند پردازش بازگشت شامل بررسی‌های کنترل کیفیت و مرتب‌سازی محصولات برگشتی است. در این شرایط محصولات بازگشتی مجدداً در انبار نگهداری می‌شوند. برای عودت وجه نیز واحد امور مالی تصمیمات و نکات لازم را به اطلاع مشتریان می‌رساند.
شرکت‌های حملونقل طبق اصول مشخصی بهترین، کارآمدترین و ایمن‌ترین راه برای ارسال کالا انتخاب می‌کنند. کالاهای مرجوعی نیز با دقت به انبار برمی‌گردند.
اگر در زمینه ارسال سفارشات و کاهش هزینه‌های آن، نیاز به مشاوره تخصصی دارید، فرم زیر را پر کنید.
جمع‌بندی
- پردازش سفارش مجموعه مراحلی است که طی آن درخواست مشتری بررسی و با موجودی انبار تطابق داده می‌شود. پس از آن محصولات بسته‌بندی و آماده ارسال خواهند شد.
- تکمیل سفارش از سوی انبار، پردازش با دراپ شیپینگ و تدارکات شخص ثالث سه روش پردازش سفارش هستند.
- دریافت سفارش از مشتری، پردازش سفارش دریافت شده، جمع‌آوری محصولات مربوط به سفارشات، حملونقل سفارشات و فرآیند تحویل یا عودت مراحل پردازش سفارش هستند.
- به طور ایده‌آل اقلام فقط به اندازه لازم ذخیره می‌شوند تا هنگام سازماندهی و توزیع منظم کالاها برای ارسال سفارشات عملکرد کارکنان سریع‌تر باشد.
- بسته‌بندی بر اساس ویژگی‌هایی مانند شناسه واحد نگهداری موجودی، رنگ، اندازه، تعداد واحدها و مکان در انبار مرکز توزیع انجام می‌شود.
- هزینه‌های قابل پرداخت بار را بر اساس وزن واقعی بسته یا وزن ابعادی آن مشخص می‌کنند.
- رعایت نکردن قوانین بسته‌بندی و آماده‌سازی در پردازش سفارش می‌تواند منجر به امتناع شرکت‌های حملونقل از پذیرش سفارش شود. در نتیجه ارسال به تأخیر می‌افتد.
- فرآیند پردازش بازگشت شامل بررسی‌های کنترل کیفیت و مرتب‌سازی محصولات برگشتی است. در این شرایط محصولات بازگشتی مجدداً در انبار نگهداری می‌شوند.
